Um dynamische Vorlagen zu erstellen, kannst du Datenquellen nutzen. In diesem Artikel erklären wir, was Datenquellen sind und wie du sie in Microsoft Word verwenden kannst.

Was sind Datenquellen?

Eine Datenquelle ist einfach ein Speicherort für verschiedene Daten. Die Daten in diesen Quellen können verwendet werden, um Vorlagen dynamisch zu erstellen, sodass Dokumente automatisch ausgefüllt werden.

Datenquellen zu einer Vorlage hinzufügen

Jetzt, da du weißt, was Datenquellen sind, kannst du diese zu einer Vorlage hinzufügen. Im Folgenden erklären wir, wie du eine Datenquelle zu einer Vorlage hinzufügen kannst.

Schritt 1: Das Seitenpanel von Microsoft Word öffnen

Zuerst musst du das Seitenpanel von eformity öffnen. Wenn du Microsoft Word öffnest, wird das Seitenpanel automatisch geöffnet. Falls dies nicht der Fall ist, kannst du im Menüband auf „Seitenpanel ein-/ausblenden“ klicken.

Schritt 2: Bearbeitungsmodus aktivieren

Sobald du das Seitenpanel geöffnet hast, musst du zunächst den Bearbeitungsmodus aktivieren. Dies geschieht im Kontomenü. Um das Kontomenü zu öffnen, klicke auf das „Profilbild“ im Seitenpanel.

Sobald das Kontomenü geöffnet ist, kannst du im Abschnitt „Bearbeitungsmodus“ den Bearbeitungsmodus aktivieren, indem du den Schieberegler bewegst.

Schritt 3: Das gewünschte Dokument bearbeiten

Wir gehen davon aus, dass du bereits ein Dokument erstellt hast. Nachdem du den Bearbeitungsmodus aktiviert hast, kannst du die erstellte Vorlage bearbeiten, indem du auf das Stiftsymbol (2 in der Abbildung) klickst, nachdem du das Dokument ausgewählt hast, indem du darauf klickst (1 in der Abbildung).

Schritt 4: Datenquellen hinzufügen

Wenn du ein Dokument im Bearbeitungsmodus geöffnet hast, kannst du eine Datenquelle hinzufügen. Dazu gehst du zunächst zu der Stelle im Dokument, an der du die Datenquelle einfügen möchtest. Anschließend klickst du auf die Registerkarte „Datenquellen“.

Wenn sich der Cursor an der gewünschten Stelle befindet, kannst du zur gewünschten Datenquelle navigieren. Wir verwenden als Beispiel die Mitarbeiterdaten, die du als Benutzer hinzugefügt hast.

Um die Daten eines Mitarbeiters (aus eformity) zu verwenden, klicke zuerst auf den Ordner „Mitarbeiter [DXEmployee]“. Wenn du dann in dem geöffneten Ordner relativ schnell doppelt auf „Nachname [Surname]“ klickst, wird die Datenquelle „Nachname“ hinzugefügt.

Jetzt kannst du das Dokument speichern, indem du auf das „Speichern“-Symbol im Seitenpanel klickst. Wenn ein Benutzer nun dieses Dokument erstellt, wird automatisch sein oder ihr Nachname eingefügt.