Vorlagenadministratoren Microsoft Outlook Bevor Sie mit dem Erstellen von E-Mail-Signaturen beginnen

Bevor Sie mit dem Erstellen von E-Mail-Signaturen beginnen

Veröffentlicht am: 28. Mai 2024
Bearbeitet am: 28. November 2024

Neben Dokumenten können Sie auch E-Mail-Signaturen in eformity erstellen. Es gibt einige Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie mit dem Erstellen von E-Mail-Signaturen beginnen. In diesem Artikel werden wir diese Punkte besprechen.

Wie ist die E-Mail-Signatur aufgebaut?

Die Signatur in Microsoft Outlook besteht aus HTML (HyperText Markup Language). Das HTML enthält das gesamte Design der Signatur. Außerdem enthält es auch Verweise auf Daten. Das HTML einer E-Mail-Signatur sieht ungefähr wie folgt aus:

<!DOCTYPE html>
<html>
  <body style="font-family: Calibri; font-size: 11pt;">
    <!--#renderbody#-->
    Click <a href="https://eformity.freshdesk.com/solution/articles/9000162058-demo-signature-manager/en"> here </a> to view two short clips on how to change your logo and how to add a temporary line or image to your e-mail signature.<br />
    <br /> 
    <[@\Template\Closinglines\Informal]>,<br />
    <[DXEmployee["FullName"]]><br />
    <[IF DXEmployee["JobTitle"]]><i><[DXEmployee["JobTitle"]]></i><br /><[ENDIF]>
    <[IF DXEmployee["OrganizationId.LogoEmail"]]>
      <br />
      <img src="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmail"]]>"<[IF DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailWidth"]]> width="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailWidth"]]>"<[ENDIF]><[IF DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailHeight"]]> height="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailHeight"]]>"<[ENDIF]> nosend="1" /><br />
    <[ENDIF]>
    <br />
    <span style="font-size: 9pt;"><[DXOrganization["Location.VisitAddress"]]><br />
    <[DXOrganization["Location.VisitZipcode"]]>  <[DXOrganization["Location.VisitCity"]]><br />
    <[DXOrganization["Location.Country"]]><br /></span>
    <br />
    <[IF not IsEqual(DXEmployee["EmailVariant"], "NoSocialMedia")]>
      <[IF DXEmployee["LinkedIn"]]>
        <a href="<[DXEmployee["LinkedIn"]]>"><img src="cid:linkedin" width="25" height="20" alt="LinkedIn" nosend="1" /></a>
      <[ELSE]>
        <[IF DXEmployee["OrganizationId.LinkedIn"]]>
          <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.LinkedIn"]]>"><img src="cid:linkedin" width="25" height="20" alt="LinkedIn" nosend="1" /></a>
        <[ENDIF]>
      <[ENDIF]>
      <[IF DXEmployee["OrganizationId.Facebook"]]>
        <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.Facebook"]]>"><img src="cid:facebook" width="25" height="20" alt="Facebook" nosend="1" /></a>
      <[ENDIF]>
      <[IF DXEmployee["Twitter"]]>
        <a href="<[DXEmployee["Twitter"]]>"><img src="cid:twitter" width="25" height="20" alt="Twitter" nosend="1" /></a>
      <[ELSE]>
        <[IF DXEmployee["OrganizationId.Twitter"]]>
          <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.Twitter"]]>"><img src="cid:twitter" width="25" height="20" alt="Twitter" nosend="1" /></a>
        <[ENDIF]>
      <[ENDIF]>
      <[IF DXEmployee["OrganizationId.YouTube"]]>
        <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.YouTube"]]>"><img src="cid:youtube" width="25" height="20" alt="YouTube" nosend="1" /></a>
      <[ENDIF]>
      <br />
    <[ENDIF]>
    <[IF not IsReplySignature]>
      <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.DisplayName"), "")]>
        <br />
        <br />
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.Url"), "")]><a href="<[%OrganizationCampaign.Url]>"><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetValue("OrganizationCampaign.Image", null), null)]><img src="<[%OrganizationCampaign.Image]>" nosend="1" /><br /><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.Text"), "")]><[%OrganizationCampaign.Text]><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.Url"), "")]></a><[ENDIF]>
      <[ENDIF]><[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.DisplayName"), "")]>
        <br />
        <br />
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.Url"), "")]><a href="<[%LocationCampaign.Url]>"><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetValue("LocationCampaign.Image", null), null)]><img src="<[%LocationCampaign.Image]>" nosend="1" /><br /><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.Text"), "")]><[%LocationCampaign.Text]><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.Url"), "")]></a><[ENDIF]>
      <[ENDIF]><[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.DisplayName"), "")]>
        <br />
        <br />
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.Url"), "")]><a href="<[%DepartmentCampaign.Url]>"><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetValue("DepartmentCampaign.Image", null), null)]><img src="<[%DepartmentCampaign.Image]>" nosend="1" /><br /><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.Text"), "")]><[%DepartmentCampaign.Text]><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.Url"), "")]></a><[ENDIF]>
      <[ENDIF]>
    <[ENDIF]>
  </body>
</html>

Wenn Sie die obige Signatur verwenden würden, um E-Mails zu senden, würden Sie das sehen, was in der folgenden Abbildung dargestellt ist. In dieser Abbildung ist jedes Element nummeriert. Unter der Abbildung finden Sie eine kurze Erklärung zu jeder Nummer.

N_1: Fester Text

Text wie „Mit freundlichen Grüßen“ ist in einer E-Mail-Signatur fester Text.

N_2: Name und Funktion

Sie können auch den Namen und die Funktion eines Benutzers in die Signatur einfügen. Diese Daten werden aus einer Datenquelle abgerufen, z. B. von den Mitarbeitern.

N_3: Logo

Das Logo und andere Bilder werden aus dem Bereich „Bilder“ abgerufen.

N_4: E-Mail und Telefonnummer

E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden ebenso wie Name und Funktion aus einer Datenquelle abgerufen.

N_5: Adresse, Telefon und Faxnummer

Auch Unternehmensdaten werden aus einer Datenquelle abgerufen. Hier wird üblicherweise die Datenquelle der „Organisation“ verwendet.

N_6: Soziale Medien-Symbole

Die Symbole der sozialen Medien werden aus dem Bereich „Bilder“ abgerufen. Die Links zu den sozialen Medienkonten stammen aus der „Organisation“-Datenquelle.

N_7: Temporäres Banner

Dies ist ein temporäres Banner, das häufig für Feiertage oder andere Veranstaltungen verwendet wird.

N_8: Fester Text

Der Disclaimer-Text ist wie Punkt 1 fester Text.

Einstellungen für die E-Mail-Signatur

Die Einstellungen für die E-Mail-Signatur geben dem System an, in welchen Datenquellen bestimmte Daten zu finden sind. Dies betrifft nicht den Inhalt der Signatur, sondern die Bestimmung, welche Signatur jemand erhält.

Schritt 1: Gehen Sie zu „Mein Abonnement“ auf eformity.net

Die E-Mail-Einstellungen finden Sie in der Webumgebung von eformity. Sie müssen sich daher zuerst unter IhrerFirma.eformity.net anmelden. Nach der Anmeldung können Sie auf das Zahnrad-Symbol neben dem „Profilbild“ klicken.

Nachdem Sie auf das Zahnrad-Symbol geklickt haben, öffnet sich ein neues Element. In diesem neuen Element klicken Sie auf „Mein Abonnement“, um die Abonnementeinstellungen zu öffnen.

Schritt 2: E-Mail-Einstellungen öffnen

Es öffnet sich jetzt eine neue Seite. Auf der linken Seite der Seite sehen Sie ein Navigationsmenü. Um die E-Mail-Einstellungen zu öffnen, klicken Sie auf das Menüelement „E-Mail-Einstellungen“.

Schritt 3: Die Einstellungen bearbeiten

Sie sehen nun die Übersicht der E-Mail-Einstellungen. In dieser Übersicht können Sie die Einstellungen bearbeiten. Um die Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie auf den Text „Bearbeiten“. Dies ist in der folgenden Abbildung markiert.

Die E-Mail-Einstellungen können nun bearbeitet werden. Um Ihnen bei den Einstellungen weiterzuhelfen, sehen Sie in der folgenden Tabelle die Erläuterungen zu jeder Option, die Sie bearbeiten können.

NameBeschreibung
Tabelle für MitarbeiterDas System muss wissen, in welcher Datenquelle die Benutzerprofile gespeichert sind. Bei den Standard-Datenquellen ist dies die DXEmployee-Datenquelle.
Feld für VariationFalls Variationen erstellt werden, kann der Mitarbeiter über dieses Feld angeben, welche Variation einer Signatur verwendet werden soll.
Standard-SignaturMit dieser Option legen Sie die Standardsignatur für Benutzer fest.
Roaming-Signaturen deaktivierenDiese Option sollte deaktiviert bleiben.
Tabelle für OrganisationÜber die Organisationstabelle kann angegeben werden, welche dieser Signaturen für diese Organisation verwendet werden soll. Falls in der Organisationstabelle keine Signatur gewählt wird, wird die erste Signatur verwendet.
Feld für SignaturDies ist das Feld in der Organisationstabelle, mit dem die zu verwendende E-Mail-Signatur festgelegt wird.
Feld für VariationFalls Variationen erstellt werden, kann je nach Organisation über dieses Feld angegeben werden, welche Variation einer Signatur verwendet werden soll. In der E-Mail-Signatur kann basierend auf einer Variation ein anderes Endergebnis erzielt werden.
Standard-Signaturen des Benutzers nicht ändernDamit wird die Standardsignatur nicht durch das Feld „Standard-Signatur“ in den E-Mail-Einstellungen überschrieben.