Bevor Sie mit dem Erstellen und Gestalten von E-Mail-Signaturen beginnen, empfehlen wir Ihnen, den Artikel „Bevor Sie mit dem Erstellen von E-Mail-Signaturen beginnen“ gründlich durchzulesen. Sobald Sie dies getan haben, können Sie dieses Artikel für Anleitungen zum Erstellen und Gestalten von E-Mail-Signaturen konsultieren.

Hinzufügen einer E-Mail-Signatur

Mit eformity können Sie eine oder mehrere E-Mail-Signaturen hinzufügen. Die E-Mail-Signaturen werden über die Webumgebung verwaltet. In diesem Artikel erklären wir Ihnen in verschiedenen Schritten, wie Sie E-Mail-Signaturen in eformity erstellen. Diese Schritte sind:

Schritt 1: Anmelden in der Webumgebung von eformity

Wie bereits erwähnt, werden E-Mail-Signaturen über die Webumgebung verwaltet. Der erste Schritt besteht daher darin, sich in die Webumgebung von eformity einzuloggen. Die Webumgebung ist erreichbar über: firmenname.eformity.net. Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Daten an.

Schritt 2: Navigieren Sie zu „Konfiguration“ im Menü

Nach der Anmeldung müssen Sie zum Bereich „Konfiguration“ navigieren. Dies tun Sie, indem Sie zuerst auf das Hamburger-Symbol klicken. Das Hamburger-Symbol ist in der folgenden Abbildung umkreist.

Nun öffnet sich ein Menü auf der linken Seite der Seite. In diesem Menü gibt es maximal 5 Optionen. E-Mail-Signaturen werden im Bereich „Konfiguration“ erstellt. Klicken Sie auf die Kachel mit diesem Text.

Schritt 3: Eine neue Signatur hinzufügen

Wenn Sie sich im Bereich „Konfiguration“ befinden, können Sie auf „E-Mail“ klicken. Es erscheinen dann verschiedene Optionen. Klicken Sie auf die Option „Signaturen“.

Sie sehen jetzt eine Übersicht aller verschiedenen E-Mail-Signaturen. Um eine neue E-Mail-Signatur hinzuzufügen, klicken Sie auf den Text „Hinzufügen“.

Es wird nun ein neues Element auf der rechten Seite der Seite geöffnet. In diesem neuen Element können Sie die Daten der neuen E-Mail-Signatur ausfüllen: Name (Pflichtfeld), Antwort-Signatur, Thema, Thema anwenden und sichtbar.

Feldname	Beschreibung
Name (Pflichtfeld)	Geben Sie den Namen der E-Mail-Signatur ein.
Antwort-Signatur	Wählen Sie eine E-Mail-Signatur aus, die verwendet werden soll, wenn Sie eine E-Mail beantworten.
Thema	Wählen Sie ein Thema aus, das Sie für die E-Mail-Signatur verwenden möchten.
Thema anwenden	Bestimmen Sie, ob Sie das Thema anwenden möchten.
Sichtbar	Bestimmen Sie, ob die E-Mail-Signatur für Benutzer sichtbar sein soll.

Die Signatur gestalten

Wenn Sie eine Signatur hinzugefügt haben, können Sie mit der Gestaltung der Signatur beginnen.

Eine E-Mail-Signatur bearbeiten

Um eine Signatur zu bearbeiten, klicken Sie zuerst auf die Signatur, die Sie anpassen möchten, und dann auf „Design“. Jetzt wird der HTML-Editor geöffnet.

Der HTML-Editor bietet eine Reihe von Funktionen. In der folgenden Abbildung sind diese Funktionen nach Elementen nummeriert. Unter der Abbildung finden Sie eine Erklärung zu jedem Element.

N_1: Schließen

Wenn Sie auf dieses Kreuz klicken, kehren Sie zur Übersicht der verschiedenen E-Mail-Signaturen zurück.

N_2: Speichern

Mit diesem Symbol können Sie die E-Mail-Signatur speichern.

N_3: Vorschau anzeigen

Wenn Sie auf das Augensymbol klicken, wird eine Vorschau der aktuellen E-Mail-Signatur angezeigt.

N_4: Einstellungen

Das Zahnradsymbol zeigt die Einstellungen der betreffenden E-Mail-Signatur an.

N_5: Cursor

Hiermit wird die Startposition / Einfügeposition angegeben, an der der Inhalt eingefügt wird, wenn die Signatur zusammen mit Textbausteinen verwendet wird.

N_6: If-Menü

Das If-Menü bietet zwei Optionen: „Reply signature“ und „Variant“. Mit diesen Optionen fügen Sie eine Bedingung hinzu, die bei einer beantworteten E-Mail oder bei einer Variante verwendet wird.

N_7: Kommentare

Mit diesen beiden Schaltflächen können Sie einen Kommentar hinzufügen oder entfernen. Dieser Kommentar wird nicht in der E-Mail-Signatur selbst angezeigt, kann aber als Referenz während der Bearbeitung verwendet werden.

N_8: Formatcode

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der HTML-Code in der E-Mail-Signatur formatiert, um die Lesbarkeit zu verbessern.

N_9: HTML editor

Dies ist der HTML-Editor. Hier fügen Sie den HTML-Code der E-Mail-Signatur hinzu.

N_10: Daten & Bilder hinzufügen

In diesem Fenster können Sie Variablen, Übersetzungen, Datenquellen oder Bilder zur E-Mail-Signatur hinzufügen.

Besondere Elemente in der E-Mail-Signatur

Die E-Mail-Signatur enthält verschiedene spezielle Elemente. Diese wurden im vorherigen Abschnitt teilweise besprochen, wie z.B. eine Datenquelle. Hier finden Sie eine kurze Übersicht zu jedem Element.

Datenquellen

Hiermit wird der Wert eines Feldes aus der Datenbank an der vorgesehenen Position eingefügt. In diesem Fall wird aus der Mitarbeiterdatenbank „DXEmployee“ der Inhalt des Feldes „FullName“ eingefügt.

<[DXEmployee["FullName"]]>

Übersetzungen

Sie können auch Übersetzungen in einer E-Mail-Signatur verwenden. Eine Übersetzung beginnt mit einem @-Zeichen. Die Übersetzungen sind in einer Ordnerstruktur gespeichert, getrennt durch einen „\“. Hier wird also die Übersetzung „Informal“ aus dem Hauptordner „Template“ und dem Unterordner „Closinglines“ gelesen.

<[@\Template\Closinglines\Informal]>

IF & ELSE

Mit „IF“ können Sie den Wert einer Variablen oder Datenquelle überprüfen. Im folgenden Beispiel wird überprüft, ob das Mitarbeiterprofil einen Wert für „LinkedIn“ enthält. Wenn dies der Fall ist, wird alles ausgeführt, was nach „IF“ folgt.

<[IF DXEmployee["LinkedIn"]]>...<[ELSE]>...<[ENDIF]>

Falls der Wert leer ist, wird alles nach „ELSE“ ausgeführt. „ELSE“ ist optional und kann weggelassen werden, wenn keine alternative Situation erforderlich ist. Ein „IF“ wird auch für eine Antwort-E-Mail-Signatur verwendet.

<[IF not IsReplySignature]>...<[ENDIF]>

Bilder

Das Einfügen eines Bildes erfolgt standardmäßig mit HTML, jedoch sorgt der Verweis auf „cid“ dafür, dass das Bild „linkedin“ aus der Bilderliste eingefügt wird. Es ist auch möglich, auf externe Bilder (z.B. auf einer Website) zu verlinken, indem die entsprechende URL angegeben wird.

<img src="cid:linkedin" width="25" height="20" alt="LinkedIn" nosend="1" />

Ein Bild kann auch aus der Datenbank gelesen werden. Hierbei wird die normale Methode zum Einfügen von Daten als Wert für das Attribut verwendet (im Fall von „src“). Außerdem fügen Sie „nosend="1"“ hinzu, um zu verhindern, dass das Bild als Anhang gesendet wird.

<img src="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmail"]]>" nosend="1" />

Bei der Verwendung von Bildern in Microsoft Office werden diese ab Office 2013 nicht mehr standardmäßig mitgesendet. Sie werden verlinkt, aber dieser Link verweist auf die lokale Quelle (meistens auf der Festplatte) und ist daher für den Empfänger nicht zugänglich.

Um dieses Problem zu beheben, kann im Registrierungseditor eine Einstellung hinzugefügt werden, um Microsoft Outlook zu veranlassen, die Bilder trotzdem mitzuschicken.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\VERSIE\Outlook\Options\Mail\Send Pictures With Document = 1 (typ DWORD)

Links (URLs)

Wenn Links in die E-Mail-Signatur aufgenommen werden, ist es wichtig, diese so vollständig wie möglich anzugeben. Achten Sie darauf, dass die Links auch mit dem Prefix „http://“ oder „https://“ versehen sind. Dies verhindert abweichende Darstellungen in einigen Online-E-Mail-Programmen.

Inline-Stile

Bei HTML ist es üblich, das Styling (CSS) zentral zu regeln, sodass es an einem Ort definiert und an mehreren Stellen angewendet wird. Dies funktioniert jedoch nicht in einer E-Mail-Signatur. Stellen Sie sicher, dass alle Stile „inline“ definiert werden, an der Stelle, wo sie benötigt werden, mit dem „style“-Attribut.

<span style="font-size: 8pt; color: #FF0000;">
  Dies ist roter Text in 8pt, angewendet mit einem 'span'.
</span>