Mit eformity können Sie ganz einfach Dokumente und Vorlagen erstellen. In diesem Artikel erklären wir alles, was Sie über die Erstellung der verschiedenen Dokumenttypen wissen müssen. Es gibt zwei Arten von Dokumenten, die Sie erstellen können:

• Dokumente
• Smart-Dokumente

Schritt 1: Öffnen Sie das Seitenpanel von eformity

Um ein Dokument oder eine Vorlage zu erstellen, müssen Sie zuerst das Seitenpanel öffnen. Um Dokumente zu erstellen, öffnen Sie das Seitenpanel in Microsoft Word. Beim Starten von Word wird das Seitenpanel automatisch geöffnet. Wenn dies nicht der Fall ist, können Sie auf 'Seitenpanel anzeigen/ausblenden' im Menüband klicken.

Schritt 2: Bearbeitungsmodus einschalten

Zum Erstellen von Dokumenten muss der 'Bearbeitungsmodus' aktiviert sein. Das Ein- und Ausschalten des Bearbeitungsmodus erfolgt über das 'Account-Menü'. Sie öffnen das Account-Menü, indem Sie auf das Profilbild im Seitenpanel klicken.

Sobald das 'Account-Menü' geöffnet ist, können Sie den Bearbeitungsmodus aktivieren. Dies tun Sie, indem Sie den Schieberegler unter der Sektion 'Bearbeitungsmodus' umlegen, sodass er aktiviert ist. In der folgenden Abbildung ist dieser Bereich umkreist.

Schritt 3: Ein Dokument erstellen

Nachdem der Bearbeitungsmodus aktiviert ist, können Sie ein Dokument erstellen. Wie bereits erwähnt, gibt es zwei verschiedene Dokumenttypen: Smart-Dokumente und Dokumente. Um ein Dokument zu erstellen, klicken Sie auf das Plus-Symbol im Seitenpanel.

Sobald Sie auf das Plus-Symbol geklickt haben, erscheint ein neues Element im Seitenpanel. In diesem neuen Element können Sie den Dokumenttyp auswählen. In den folgenden Absätzen werden beide Dokumenttypen separat erklärt. Wir beginnen mit Dokumenten und fahren dann mit Smart-Dokumenten fort.

Dokument

Was ist ein Dokument?

Wenn Sie in eformity ein Dokument erstellen, handelt es sich in den meisten Fällen um ein Basisdokument. In diesem Dokument legen Sie den Kopf-, Fußzeilen, Stil und manchmal Standardinhalte fest. Dieses Basisdokument kann später von einem Smart-Dokument verwendet werden, in dem der Inhalt bestimmt wird.

In bestimmten Fällen ist ein Dokument kein Basisdokument. Dies kann der Fall sein, wenn Sie für ein bestimmtes Dokument spezifische Stile, Kopf- und/oder Fußzeilen festlegen möchten.

Ein Dokument erstellen

Um ein Dokument zu erstellen, klicken Sie im neuen Element auf 'Dokument'. Es erscheint erneut ein neues Element im Seitenpanel. In diesem neuen Element geben Sie die Daten für dieses Dokument ein. Diese Daten sind: Name, Anzeigename und Beschreibung.

1. Erforderlich: Geben Sie dem Dokument einen Namen
2. Optional: Geben Sie dem Dokument einen Anzeigenamen
3. Optional: Fügen Sie eine Beschreibung für das Dokument hinzu

Smart-Dokument

Was ist ein Smart-Dokument?

Ein Smart-Dokument ist ein Dokument mit standardisiertem Inhalt, wie z.B. ein standardisierter Bestätigungsbrief oder Antrag. Diese Smart-Dokumente bestehen nicht nur aus festem Inhalt, sondern auch aus verschiedenen Variablen. Dadurch sind Smart-Dokumente vielseitig einsetzbar. Wenn das Dokument erstellt wird, muss der Benutzer nur die Variablen ausfüllen oder in der Dialogbox auswählen.

Jedes Smart-Dokument muss auf einem Basisdokument basieren. Dies ist die zugrunde liegende Vorlage, auf der das Smart-Dokument aufgebaut wird. Da es keine Begrenzung für die Anzahl der Smart-Dokumente gibt, die dasselbe Basisdokument verwenden können, muss nur ein Dokument mit dem richtigen Corporate Design erstellt werden. Alle Änderungen, die am Basisdokument vorgenommen werden, werden sofort auf alle Smart-Dokumente übertragen, die auf diesem Dokument basieren.

Ein Smart-Dokument erstellen

Um ein Smart-Dokument zu erstellen, klicken Sie auf die Option 'Smart-Dokument' (nachdem Sie auf das Pluszeichen geklickt haben). Es öffnet sich nun ein neues Element mit verschiedenen Optionen: Name, Anzeigename, Beschreibung und Basisdokument.

1. Erforderlich: Geben Sie dem Smart-Dokument einen Namen
2. Optional: Geben Sie dem Smart-Dokument einen Anzeigenamen
3. Optional: Fügen Sie eine Beschreibung für das Dokument hinzu
4. Optional: Legen Sie ein Basisdokument fest