Met behulp van eformity kun je eenvoudig documenten en sjablonen maken. In dit artikel vertellen we alles wat je moet weten over het maken van de verschillende documenten. Je kunt twee soorten documenten maken:

• Documenten
• Smart Documenten

Stap 1: Open het zijpaneel van eformity

Om een document of sjabloon aan te maken, moet je eerst het zijpaneel openen. Voor het maken van documenten open je het zijpaneel in Microsoft Word. Bij het opstarten van Word zal het zijpaneel automatisch worden geopend. Als dit niet het geval is, kun je klikken op 'Zijpaneel tonen/verbergen'.

Stap 2: Bewerk mode inschakelen

Voor het maken van documenten moet de 'Bewerk mode' zijn ingeschakeld. Het in- en uitschakelen van de bewerk mode gaat via het 'Account menu'. Je opent het account menu door op de profielfoto te klikken in het zijpaneel.

Wanneer het 'Account menu' is geopend, kun je de bewerk mode inschakelen. Dit doe je door de schuifbalk onder de sectie 'Bewerk mode' over te halen zodat deze geactiveerd is. In de onderstaande afbeelding is deze sectie omcirkeld.

Stap 3: Een document maken

Nu de bewerk mode is ingeschakeld, kun je een document maken. Zoals eerder vermeld zijn er twee verschillende documenten: Smart Documenten en Documenten. Om een document te maken, klik je op het plus icoon in het zijpaneel.

Zodra je hebt geklikt op het plus icoon, verschijnt er een nieuw element in het zijpaneel. In dit nieuwe element kun je het type document kiezen. In de volgende alinea's worden beide type documenten apart uitgelegd. We beginnen met Documenten en gaan daarna verder met Smart Documenten.

Document

Wat is een Document?

Als je binnen eformity een Document maakt, spreken we vrijwel altijd van een basisdocument. In het Document bepaal je de koptekst, voettekst, stijlen en soms standaard content. Dit basisdocument kan dan later worden gebruikt door een Smart Document (waarin de content wordt bepaald).

In specifieke gevallen is een Document geen basisdocument. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je specifieke stijlen, koptekst en/of voettekst wilt voor een bepaald document.

Een Document maken

Om een Document te maken, klik je in het nieuwe element op 'Document'. Er zal wederom een nieuw element verschijnen in het zijpaneel. In dit nieuwe element vul je de gegevens in van dit Document. Deze gegevens zijn: naam, weergavenaam en beschrijving.

1. Verplicht: Geef het Document eerst een naam
2. Optioneel: Geef het Document een weergavenaam
3. Optioneel: Voeg een beschrijving toe voor het document

Smart Document

Wat is een Smart Document?

Een Smart Document is een document met een gestandaardiseerde inhoud, zoals een standaard bevestigingsbrief of aanvraag. Deze Smart Documenten worden niet alleen opgebouwd door vaste content, maar ook uit verschillende variabelen. Dit maakt Smart Documenten breed inzetbaar. Wanneer het document aangemaakt wordt, hoeft de gebruiker namelijk alleen de variabelen in te vullen of te kiezen op de dialoog.

Ieder Smart Document moet gebaseerd zijn op een basisdocument. Dit is het onderliggende sjabloon waarop het Smart Document wordt gebouwd. Omdat er geen limiet is op de hoeveelheid Smart Documenten die gebruik kunnen maken van hetzelfde basisdocument, hoeft er maar één document gemaakt te worden met de juiste huisstijl. Alle wijzigingen die gedaan worden aan het basisdocument, worden gelijk doorgevoerd naar alle Smart Documenten die op dit document gebouwd zijn.

Een Smart Document maken

Om een Smart Document te maken, klik je op de optie 'Smart Document' (nadat je hebt geklikt op het plusje). Er zal nu een nieuw element openen met verschillende opties: naam, weergavenaam, beschrijving en basisdocument.

1. Verplicht: Geef het Smart Document een naam
2. Optioneel: Geef het Smart Document een weergavenaam
3. Optioneel: Voeg een beschrijving toe voor het document
4. Optioneel: Stel een basisdocument in