In dit artikel zal uitgelegd worden welke verschillende soorten variabelen er zijn, en hoe deze werken. Daarnaast zal worden uitgelegd hoe variabelen kunnen worden aangemaakt.

Wat zijn variabelen?

Zowel bouwblokken als smartdocumenten worden opgebouwd en gevormd door variabelen. In essentie zorgen variabelen ervoor dat de juiste gegevens altijd op de juiste plaats in het document terechtkomen.

Welke variabelen zijn er?

Er zijn zeven verschillende soorten variabelen. Deze hebben elk hun eigen kracht en voegen op verschillende manieren verschillende soorten inhoud toe aan documenten. Hieronder vind je een kort overzicht van al deze verschillende variabelen. Daarna zullen we kort wat meer vertellen over elk type.

1. Tekst (en lijst)
2. Datum
3. Ja/Nee
4. Nummer (zonder cijfers achter de komma)
5. Nummer (met cijfers achter de komma)
6. Valuta
7. Afbeelding

N_1: Tekst (en lijst) variabelen

Een tekstvariabele biedt de mogelijkheid om de gebruiker één stuk tekst op meerdere plekken in het document automatisch in te laten vullen. Ook is het mogelijk om een standaardwaarde in te stellen; deze wordt gebruikt wanneer de gebruiker geen waarde invoert.

N_2: Datum variabelen

Naast tekst is het ook mogelijk om een datum toe te voegen. Deze datum kan verschillende vormen hebben. Wanneer je de datumvariabele aanmaakt, staat er automatisch een standaardwaarde ingesteld, 'Today()'. Dit is de aanmaakdatum van het document.

Naast een standaardwaarde hebben datumvariabelen ook verschillende soorten standaardformats. In de onderstaande tabel zie je de verschillende soorten formats:

Naam	Voorbeeld
Standaard	1-1-2024 00:00:00
Longdate	maandag 1 januari 2024
Mediumdate	1 januari 2024
Shortdate	1-1-2024
d MMMM yyyy	1 januari 2024
dd-MM-yyyy	01-01-2024
d-M-yyyy	1-1-2024
ddMMyyyy	01012024
Yyyy-MM-dd	2024-01-01
dddd d MMMM	maandag 1 januari
dddd d MMMM yyyy	maandag 1 januari 2024
ddd	ma
dddd	maandag
MMMM	januari
yyyy	2024

N_3: Ja/Nee variabelen

De Ja/Nee-variabele toont een selectievakje in het dialoog. De gebruiker kan dan kiezen uit Ja (selectie aan) of Nee (selectie uit). Vervolgens kun je met deze waarde bepaalde variabelen of andere content toevoegen of weglaten in het sjabloon of tekstblok. Dit doe je door 'Verbonden elementen' in te voeren in het dialoog tabblad.

N_4, N_5: Nummer variabelen met en zonder cijfers achter de komma

Er zijn twee verschillende soorten nummervariabelen: één waarbij het toegestaan is om cijfers achter de komma toe te voegen en één waarbij dit niet toegestaan is. Het werken met een nummervariabele, met of zonder komma, werkt hetzelfde als het werken met een tekstvariabele.

N_6: Valuta variabelen

Met een valutavariabele kan een bedrag worden toegevoegd aan een document. Het werken met valutavariabelen werkt voor een groot deel hetzelfde als een tekstvariabele.

Net als datumvariabelen hebben ook valutavariabelen verschillende soorten standaardformats. In de onderstaande tabel zie je het formaat als de waarde €21,50 is:

Naam	Voorbeeld
Standaard	€21,50
#,#0.00	€21.50
#.#0,00	€21,50
#.#0	€21
#,#0	€21
default (N0)	€21
default (empty)	€21

N_7: Afbeelding variabelen

Met de inzet van een afbeeldingvariabele kan makkelijk een afbeelding toegevoegd worden op een vooraf ingestelde plek. Het werken met afbeeldingvariabelen werkt grotendeels hetzelfde als het werken met tekstvariabelen.

Variabelen aanmaken

Alle verschillende soorten variabelen worden op dezelfde manier toegevoegd. Hieronder wordt uitgelegd hoe je een variabele aanmaakt. Om een variabele toe te voegen, moet je eerst het zijpaneel openen. Als het zijpaneel nog niet is geopend, kun je deze openen met 'Zijpaneel tonen/verbergen' in het lint.

Als je het zijpaneel hebt geopend, kun je het gewenste sjabloon bewerken. Dit doe je door eerst het sjabloon te selecteren (door erop te klikken). Vervolgens kun je klikken op het penpictogram naast de documentnaam of op 'Bewerken' in het optie menu.

Stap 1: Een nieuwe variabele toevoegen

Nu wordt het sjabloon geopend om te bewerken. Het zijpaneel zal er nu ook iets anders uitzien dan normaal. Om een nieuwe variabele toe te voegen, klik je op het pluspictogram. Dit pictogram is in de onderstaande afbeelding omcirkeld.

Stap 2: Een datatype selecteren

Als je hebt geklikt op het pluspictogram, opent er een nieuw element in het zijpaneel. In dit nieuwe element kun je het datatype selecteren van de nieuwe variabele. In de onderstaande afbeelding zie je dit nieuwe element visueel weergegeven.

Stap 3: Het algemene tabblad invullen (verplicht)

Zodra je een datatype hebt geselecteerd, opent er wederom een nieuw element in het zijpaneel. Binnen dit nieuwe element zijn er drie of vier tabbladen. We zullen elk tabblad afzonderlijk bespreken. We beginnen met het eerste tabblad 'Algemeen'.

Het algemene tabblad is bij elke soort variabele beschikbaar. Binnen het algemene tabblad zijn er drie verschillende opties. In de onderstaande tabel zie je per optie de naam en de functie van deze optie.

Naam	Omschrijving
Naam (verplicht)	Voor elk type variabele is de naam verplicht om op te geven. Dit veld is puur voor jezelf om later de variabele terug te herkennen. De naam mag geen spaties of speciale tekens bevatten.
Beschrijving	Elke variabele heeft de optie om een beschrijving toe te voegen. Deze beschrijving kan worden gebruikt als extra uitleg voor de gebruiker.
Plaats op dialoog	De laatste optie bepaalt of de variabele zal worden weergegeven op het dialoog. De variabele staat standaard op het dialoog. Zet deze optie uit om de variabele van het dialoog te verwijderen.

Stap 4: Het waarde tabblad invullen

Net als het algemene tabblad is ook het 'Waarde' tabblad bij elk datatype actief. Binnen het waarde tabblad zijn er verschillende opties in te stellen voor de waarde die wordt ingevoerd door de gebruiker. Hieronder zie je hoe het waarde tabblad eruit ziet als deze actief is.

Zoals je hierboven ziet, heeft het waarde tabblad vijf verschillende opties. Deze verschillende opties worden per stuk toegelicht in de onderstaande tabel.

Naam	Omschrijving
Standaard waarde type	Er zijn verschillende soorten waarde types die je kunt kiezen. Deze verschillende soorten zijn: standaardwaarde, waarde, expressie, variabele en databron.
Standaard waarde	Als je deze optie invoert, wordt deze waarde gebruikt als de gebruiker geen waarde heeft of kan invoeren (bijv. als de variabele niet op het dialoog staat).
Standaard formaat	De standaard formaatoptie bepaalt welk format de waarde krijgt die een gebruiker invoert. De verschillende formats zijn te vinden onder 'Welke variabelen zijn er?'.
Document eigenschap	Je kunt bestaande en nieuwe documenteigenschappen aanmaken en bewerken door in dit veld '@eigenschap' (in het Engels, bijv. @author) in te voeren. De waarde die de gebruiker invoert, zal worden toegevoegd aan de documenteigenschap.
Bladwijzer	Naast het invoegen van variabelen via het zijpaneel door op de 'Uitvoeren' knop te klikken, kun je deze ook toevoegen op de plek van een bladwijzer. Als je dit wilt gebruiken, vul je in dit veld de desbetreffende bladwijzer in.

Optioneel: Het lijst tabblad invullen

Wanneer je bij het selecteren van een datatype hebt gekozen voor 'Tekst', zal er een extra tabblad beschikbaar zijn. Dit extra tabblad heeft als titel 'Lijst'. Hieronder vind je de verschillende onderdelen van het tabblad uitgelegd.

N_1: Selecteer een bron voor de lijst

Als je op het lijst tabblad hebt geklikt, kun je eerst kiezen tussen drie verschillende bronnen, namelijk:

Naam	Omschrijving
Vertaling	De eerste soort bron is 'Vertaling'. Hiermee kun je tussen verschillende vertalingen kiezen in plaats van dat je maar één vertaling invoegt.
Lijst	Met de 'Lijst' bron kun je zelf waarden toevoegen waaruit de gebruiker vervolgens kan kiezen.
Databron	Je kunt ook een 'Databron' gebruiken als bron voor de lijst. Je kiest dan eerst een bron tussen de beschikbare databronnen. Vervolgens kies je welke waarde uit de databron het weergaveveld wordt. Tot slot kies je welke waarde uit de databron het sleutelveld wordt.

N_2: Kies welke waarde je wilt gebruiken

Zodra je een soort bron hebt gekozen (en deze hebt ingesteld), kun je opgeven welke waarde je wilt gebruiken. Je kunt dan kiezen uit: 'Geef de sleutelwaarde terug' en 'Geef de waarde terug'.

N_3: Bepaal hoe je de keuzes wilt aanbieden

Vervolgens kun je bepalen hoe je de keuzes wilt aanbieden aan de gebruiker. Je hebt vier verschillende mogelijkheden, namelijk: dropdown-menu, bewerkbare keuzelijst, selecteerbare knop en selectievakje. In de onderstaande tabel wordt er meer informatie gegeven over deze mogelijkheden.

Naam	Omschrijving	Voorbeeld
Dropdown-menu	Met deze keuzeoptie kan de gebruiker één optie uit de gegeven lijst selecteren om toe te voegen. De keuzes worden in een menu onder elkaar weergegeven.
Bewerkbare keuzelijst	Met deze keuzeoptie kan de gebruiker één optie uit de gegeven lijst selecteren om toe te voegen of zelf een selectie typen. De keuzes worden in een menu onder elkaar weergegeven.
Selecteerbare knop	Met deze keuzeoptie kan de gebruiker één optie uit de gegeven lijst selecteren om toe te voegen. De keuzes worden in een lijst onder elkaar weergegeven.
Selectievakje	Met deze keuzeoptie kan de gebruiker meerdere opties uit de gegeven lijst selecteren om toe te voegen. De keuzes worden in een lijst onder elkaar weergegeven.

Stap 5: Het dialoog tabblad invullen

Het laatste tabblad voor het aanmaken van een variabele is 'Dialoog'. In de onderstaande afbeelding is het dialoog tabblad visueel weergegeven.

Het dialoog tabblad heeft drie opties die worden toegelicht in de onderstaande tabel. Ook staat er een vierde & vijfde optie in de tabel. Deze opties zijn variabel specifiek.

Naam	Omschrijving
Weergavenaam	De weergavenaam wordt weergegeven op het dialoog voor gebruikers. Als je geen weergavenaam invoert, wordt de naam van de variabele gebruikt.
Volgorde	Typ hier een cijfer van de gewenste plaats op de dialoog. Hoe hoger het nummer, hoe lager de variabele op het dialoog staat.
Verplicht	Selecteer de optie 'Verplicht' wanneer de variabele verplicht is om in te voeren of aan te passen.
Meerdere regels (bij tekst variabelen)	Met de optie 'Meerdere regels' kan de gebruiker stukken tekst toevoegen die langer zijn dan één regel. Deze optie is alleen beschikbaar voor tekstvariabelen.
Verbonden elementen	In dit veld kun je andere variabelen invoeren die je alleen zichtbaar wilt maken op basis van de waarde van de Ja/Nee-variabele. In dit veld vul je de naam van de variabele in. Als je meerdere variabelen wilt invoeren, kun je deze scheiden met een ';'. Dit ziet er zo uit: 'variabeleNaam1;variabeleNaam2'. Deze optie is alleen beschikbaar voor Ja/Nee-variabelen.

Variabelen invoegen in een document

Nu je weet welke verschillende soorten variabelen er zijn en hoe je deze kunt aanmaken binnen het zijpaneel van eformity, is het tijd om ze daadwerkelijk te gaan gebruiken.

Om een variabele toe te voegen, klik je eerst in het document op de plek waar je de variabele wilt invoegen. Vervolgens kun je twee keer (relatief snel) klikken op de gewenste variabele om deze in te voegen.

Daarnaast kun je een variabele invoegen door deze eerst te selecteren door erop te klikken, gevolgd door het 'Uitvoeren' pictogram. In de onderstaande afbeelding zie je hoe je dit precies doet.