In eformity kun je meerdere handtekeningen aanmaken. Het is echter niet altijd nodig om een compleet nieuwe handtekening te maken als de handtekeningen bijna exact hetzelfde zijn. Je kunt er dan voor kiezen om een variatie aan te maken. Dit is handig als je zowel een formele als een informele handtekening wilt gebruiken. In dit artikel lees je hoe je variaties kunt toevoegen.

Stap 1: Inloggen op de webomgeving van eformity

Het toevoegen van variaties voor e-mailhandtekeningen wordt volledig beheerd vanuit de webomgeving van eformity. De eerste stap is dan ook om in te loggen op jouwbedrijfsnaam.eformity.net. Als je bent ingelogd, kun je verder naar de volgende stap.

Stap 2: Navigeer naar 'Configuratie'

Zodra je bent ingelogd binnen de webomgeving, kun je navigeren naar het configuratiegedeelte. Dit doe je door eerst op het hamburger-menu pictogram te klikken. In de onderstaande afbeelding zie je waar je dit pictogram kan vinden.

Er zal nu een nieuw element openen aan de linkerkant van de pagina. Dit nieuwe element bestaat uit vijf verschillende tegels. Klik op de tegel met de tekst 'Configuratie'.

Stap 3: Open het 'Variaties' overzicht

Wanneer je op de tegel 'Configuratie' hebt geklikt, zal er een nieuwe pagina openen. Op deze nieuwe pagina kun je navigeren naar het variaties overzicht. Dit doe je door eerst te klikken op 'E-mail' en vervolgens op 'Variaties'.

Stap 4: Een variatie toevoegen

Zodra je het variaties overzicht hebt geopend, kun je een nieuwe variatie toevoegen. Dit doe je door op de knop met de tekst 'Toevoegen' te klikken. In de onderstaande afbeelding is deze knop omcirkeld.

Aan de rechterkant van de pagina zal een nieuw element verschijnen waar je de gegevens van de variatie kunt toevoegen. Deze gegevens zijn de naam (verplicht) en het bijschrift.

Stap 5: Een variatie gebruiken in de handtekening

Zodra je de variatie hebt aangemaakt binnen eformity, kun je deze gaan toepassen in de e-mailhandtekening. Navigeer eerst naar het overzicht van de handtekeningen. In de onderstaande afbeelding is de link naar de handtekeningen op de configuratiepagina omcirkeld.

Wanneer je de pagina van de handtekeningen hebt geopend, kun je een handtekening bewerken door eerst de gewenste handtekening te selecteren. Dit doe je door op de rij van de handtekening te klikken. Klik vervolgens op de knop 'Design' bovenaan de tabel.

Er wordt nu een nieuwe pagina geopend waarin je de HTML van de e-mailhandtekening kunt bewerken. Om de variant te gebruiken, klik je op het 'If'-uitklapmenu (nummer 6 in de afbeelding). Kies de optie 'Variant' om een if-statement toe te voegen voor een e-mailhandtekeningvariant.

In de e-mailhandtekening verschijnt nu het volgende: '<[IF IsEqual(DXEmployee["EmailVariant"], "")]><[ENDIF]>'. Vervang de lege string met de naam van de variant die je hebt gebruikt in stap 4. Je kunt nu tussen '>…<' de inhoud toevoegen die alleen voor de variant moet worden weergegeven. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien:

<[IF IsEqual(DXEmployee["EmailVariant"], "geenAfzender")]>
Geen afzenderinformatie gevonden.
<[ENDIF]>

Stap 6: Variatie toekennen aan een gebruiker

Nu je de variatie hebt aangemaakt, kun je deze toekennen aan een van de medewerkers. Dit doe je door in de webomgeving van eformity te navigeren naar 'Gegevensbeheer'. In de onderstaande afbeelding zie je waar je op moet klikken om dit te openen.

Er zal nu een nieuwe pagina openen. Klik vervolgens in het menu op 'Medewerker' (voor jouw account) of 'Medewerkers' (voor andere medewerkers hun account). Je kunt nu een medewerker selecteren door erop te klikken. Zodra je een medewerker hebt geselecteerd, kun je klikken op de knop 'Bewerken'.

Aan de rechterkant van de pagina opent er een nieuw element. In dit nieuwe element staan alle gegevens van de desbetreffende medewerker. Als je hebt geklikt op het tabblad 'Organisatie' kun je de e-mailhandtekening instellen. Hier kun je een variatie instellen.