Voordat je begint met het aanmaken van e-mailhandtekeningen

Gepubliceerd op: 28 mei, 2024
Bewerkt op: 28 november, 2024

Naast documenten kun je ook e-mailhandtekeningen aanmaken binnen eformity. Er zijn wel wat zaken die je van tevoren moet weten voordat je begint met het maken van e-mailhandtekeningen. In dit artikel zullen we deze zaken bespreken.

Hoe is de e-mailhandtekening opgebouwd?

De handtekening in Microsoft Outlook bestaat uit HTML (HyperText Markup Language). De HTML bevat het complete ontwerp van de handtekening. Daarnaast zitten er ook verwijzingen naar gegevens in. De HTML van een e-mailhandtekening ziet er ongeveer als volgt uit:

<!DOCTYPE html>
<html>
  <body style="font-family: Calibri; font-size: 11pt;">
    <!--#renderbody#-->
    Click <a href="https://eformity.freshdesk.com/solution/articles/9000162058-demo-signature-manager/en"> here </a> to view two short clips on how to change your logo and how to add a temporary line or image to your e-mail signature.<br />
    <br /> 
    <[@\Template\Closinglines\Informal]>,<br />
    <[DXEmployee["FullName"]]><br />
    <[IF DXEmployee["JobTitle"]]><i><[DXEmployee["JobTitle"]]></i><br /><[ENDIF]>
    <[IF DXEmployee["OrganizationId.LogoEmail"]]>
      <br />
      <img src="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmail"]]>"<[IF DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailWidth"]]> width="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailWidth"]]>"<[ENDIF]><[IF DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailHeight"]]> height="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmailHeight"]]>"<[ENDIF]> nosend="1" /><br />
    <[ENDIF]>
    <br />
    <span style="font-size: 9pt;"><[DXOrganization["Location.VisitAddress"]]><br />
    <[DXOrganization["Location.VisitZipcode"]]>  <[DXOrganization["Location.VisitCity"]]><br />
    <[DXOrganization["Location.Country"]]><br /></span>
    <br />
    <[IF not IsEqual(DXEmployee["EmailVariant"], "NoSocialMedia")]>
      <[IF DXEmployee["LinkedIn"]]>
        <a href="<[DXEmployee["LinkedIn"]]>"><img src="cid:linkedin" width="25" height="20" alt="LinkedIn" nosend="1" /></a>
      <[ELSE]>
        <[IF DXEmployee["OrganizationId.LinkedIn"]]>
          <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.LinkedIn"]]>"><img src="cid:linkedin" width="25" height="20" alt="LinkedIn" nosend="1" /></a>
        <[ENDIF]>
      <[ENDIF]>
      <[IF DXEmployee["OrganizationId.Facebook"]]>
        <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.Facebook"]]>"><img src="cid:facebook" width="25" height="20" alt="Facebook" nosend="1" /></a>
      <[ENDIF]>
      <[IF DXEmployee["Twitter"]]>
        <a href="<[DXEmployee["Twitter"]]>"><img src="cid:twitter" width="25" height="20" alt="Twitter" nosend="1" /></a>
      <[ELSE]>
        <[IF DXEmployee["OrganizationId.Twitter"]]>
          <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.Twitter"]]>"><img src="cid:twitter" width="25" height="20" alt="Twitter" nosend="1" /></a>
        <[ENDIF]>
      <[ENDIF]>
      <[IF DXEmployee["OrganizationId.YouTube"]]>
        <a href="<[DXEmployee["OrganizationId.YouTube"]]>"><img src="cid:youtube" width="25" height="20" alt="YouTube" nosend="1" /></a>
      <[ENDIF]>
      <br />
    <[ENDIF]>
    <[IF not IsReplySignature]>
      <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.DisplayName"), "")]>
        <br />
        <br />
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.Url"), "")]><a href="<[%OrganizationCampaign.Url]>"><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetValue("OrganizationCampaign.Image", null), null)]><img src="<[%OrganizationCampaign.Image]>" nosend="1" /><br /><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.Text"), "")]><[%OrganizationCampaign.Text]><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("OrganizationCampaign.Url"), "")]></a><[ENDIF]>
      <[ENDIF]><[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.DisplayName"), "")]>
        <br />
        <br />
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.Url"), "")]><a href="<[%LocationCampaign.Url]>"><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetValue("LocationCampaign.Image", null), null)]><img src="<[%LocationCampaign.Image]>" nosend="1" /><br /><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.Text"), "")]><[%LocationCampaign.Text]><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("LocationCampaign.Url"), "")]></a><[ENDIF]>
      <[ENDIF]><[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.DisplayName"), "")]>
        <br />
        <br />
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.Url"), "")]><a href="<[%DepartmentCampaign.Url]>"><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetValue("DepartmentCampaign.Image", null), null)]><img src="<[%DepartmentCampaign.Image]>" nosend="1" /><br /><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.Text"), "")]><[%DepartmentCampaign.Text]><[ENDIF]>
        <[IF not IsEqual(Variables.GetText("DepartmentCampaign.Url"), "")]></a><[ENDIF]>
      <[ENDIF]>
    <[ENDIF]>
  </body>
</html>

Als je de bovenstaande handtekening zou gebruiken om e-mails te versturen, zie je hetgeen dat in de onderstaande afbeelding is weergegeven. In deze afbeelding is ieder element genummerd. Onder de afbeelding staat per nummer een korte uitleg.

N_1: Vaste tekst

Tekst zoals 'Met vriendelijke groet' is in een e-mailhandtekening vaste tekst.

N_2: Naam en functie

Je kunt ook de naam en functie van een gebruiker verwerken in de handtekening. Deze gegevens worden opgehaald uit een databron, bijvoorbeeld die van de medewerkers.

N_3: Logo

Het logo en andere afbeeldingen worden opgehaald uit het 'Afbeeldingen' gedeelte.

N_4: E-mail en telefoonnummer

E-mailadressen en telefoonnummers worden net als de naam en functie opgehaald uit een databron.

N_5: Adres, telefoon en faxnummer

Ook bedrijfsgegevens worden opgehaald uit een databron. Hier wordt gebruikelijk de databron van de 'Organisatie' gebruikt.

N_6: Sociale media pictogrammen

De pictogrammen van de sociale media worden opgehaald uit het 'Afbeeldingen' gedeelte. De links naar de sociale media accounts komen uit de 'Organisatie' databron.

N_7: Tijdelijke banner

Dit is een tijdelijke banner en wordt vaak gebruikt voor feestdagen of andere evenementen.

N_8: Vaste tekst

De disclaimer tekst is net als nummer 1 vaste tekst.

Instellingen voor de e-mailhandtekening

De instellingen voor de e-mailhandtekening vertellen het systeem in welke datasources bepaalde gegevens zich bevinden. Dit is niet zozeer voor de inhoud van de handtekening, maar wel voor de bepaling welke handtekening iemand krijgt.

Stap 1: Ga naar 'Mijn Abonnement' op eformity.net

De e-mailinstellingen zijn te vinden binnen de webomgeving van eformity. Je moet daarom eerst inloggen op jouwbedrijfsnaam.eformity.net. Als je bent ingelogd, kun je klikken op het tandwielpictogram naast de 'profielfoto'.

Nadat je hebt geklikt op het tandwielpictogram, opent er een nieuw element. In dit nieuwe element klik je op 'Mijn abonnement' om de abonnement instellingen te openen.

Stap 2: E-mail instellingen openen

Er opent nu een nieuwe pagina. Aan de linkerkant van de pagina zie je een navigatiemenu. Om de e-mailinstellingen te openen, moet je klikken op het menu-item met de tekst 'E-mail instellingen'.

Stap 3: Het bewerken van de instellingen

Je ziet nu het overzicht van de e-mailinstellingen. In dit overzicht kun je de instellingen bewerken. Om de instellingen te bewerken, klik je op de tekst 'Bewerken'. Dit is in de onderstaande afbeelding omcirkeld.

De instellingen voor e-mail kunnen nu worden bewerkt. Om je wat verder te helpen met de instellingen, zie je in de onderstaande tabel uitleg voor iedere optie die je kunt bewerken.

Naam	Omschrijving
Tabel voor werknemers	Het systeem moet weten in welke datasource de gebruikersprofielen staan. Uitgaande van de standaard datasources is dit de DXEmployee datasource.
Veld voor variatie	Indien er variaties worden aangemaakt, kan de medewerker via dit veld aangeven welke variatie van een handtekening gebruikt moet worden.
Standaardhandtekening	Met deze optie stel je de standaardhandtekening in voor gebruikers.
Roaming Signatures uitschakelen	Deze optie moet je uitgeschakeld houden.
Tabel voor organisatie	Via de organisatietabel kan worden aangegeven welke van deze handtekeningen voor die betreffende organisatie moet worden gebruikt. Indien er geen handtekening is gekozen in de organisatietabel, wordt de eerste handtekening gebruikt.
Veld voor handtekening	Dit is het veld in de organisatietabel waarmee de te gebruiken e-mailhandtekening wordt ingesteld.
Veld voor variatie	Indien er variaties worden aangemaakt, kan per organisatie via dit veld aangegeven worden welke variatie van een handtekening gebruikt moet worden. In de e-mailhandtekening kan op basis van een variatie een ander eindresultaat worden gerealiseerd.
Standaardhandtekeningen van gebruiker niet wijzigen	Hiermee wordt de standaardhandtekening niet overschreden door het 'Standaardhandtekening' veld in de e-mail instellingen.