Om dynamische sjablonen te maken kun je gebruikmaken van databronnen. In dit artikel leggen we uit wat databronnen zijn en hoe je ze kunt gebruiken in Microsoft Word.

Wat zijn databronnen?

Een databron is simpelweg een opslagplaats voor verschillende gegevens. De gegevens in deze databronnen kunnen worden gebruikt bij het dynamisch aanmaken van sjablonen. Hierdoor kunnen documenten automatisch worden ingevuld.

Databronnen toevoegen aan een sjabloon

Nu je weet wat databronnen zijn, kun je deze toevoegen aan een sjabloon. Hieronder leggen we uit hoe je een databron toevoegt aan een sjabloon.

Stap 1: Het zijpaneel openen van Microsoft Word

Je moet eerst het zijpaneel van eformity openen. Als je Microsoft Word opent, wordt het zijpaneel automatisch geopend. Als dit niet het geval is, kun je in het lint klikken op 'Zijpaneel tonen/verbergen'.

Stap 2: Bewerkmodus inschakelen

Als je het zijpaneel hebt geopend, moet je eerst de bewerkmodus inschakelen. Dit doe je in het accountmenu. Om het accountmenu te openen, klik je op de 'profielfoto' in het zijpaneel.

Zodra het accountmenu is geopend, kun je in de sectie met de titel 'Bewerk mode' de bewerkmodus inschakelen. Dit doe je door het schuifbalkje over te halen.

Stap 3: Het gewenste document bewerken

We gaan ervan uit dat je al een document hebt gemaakt. Wanneer je de bewerkmodus hebt geactiveerd, kun je het aangemaakte sjabloon bewerken door op het penicoon (2 in de afbeelding) te klikken nadat je het document hebt geselecteerd door erop te klikken (1 in de afbeelding).

Stap 4: Het toevoegen van databronnen

Wanneer je een document hebt geopend in de bewerkmodus, kun je een databron toevoegen aan het document. Om dit te doen, ga je eerst naar de locatie in het document waar je de databron wilt invoegen. Vervolgens klik je op het tabblad 'Databronnen'.

Als de cursor op de gewenste locatie staat, kun je navigeren naar de gewenste databron. We gebruiken als voorbeeld de medewerker gegevens die je als gebruiker hebt toegevoegd.

Om de gegevens van een medewerker (uit eformity) te gebruiken, klik je eerst op het mapje genaamd 'Medewerker [DXEmployee]'. Als je nu in de geopende map dubbel klikt (relatief snel) op bijvoorbeeld 'Achternaam [Surname]', wordt de databron 'Achternaam' toegevoegd.

Je kunt nu het document opslaan door te klikken op het 'Opslaan'-pictogram in het zijpaneel. Wanneer een gebruiker nu dit document aanmaakt, wordt automatisch zijn of haar achternaam ingevoegd.