Voordat je begint met het aanmaken en ontwerpen van e-mailhandtekeningen, adviseren wij om het artikel 'Voordat je begint met het aanmaken van e-mailhandtekeningen' grondig door te nemen. Als je dit hebt gedaan, kun je dit artikel raadplegen voor instructies over het aanmaken en ontwerpen van e-mailhandtekeningen.

Het toevoegen van een e-mailhandtekening

Met eformity kun je een of meerdere e-mailhandtekeningen toevoegen. De e-mailhandtekeningen worden beheerd vanuit de web omgeving. In dit artikel zullen we in verschillende stappen vertellen hoe je e-mailhandtekening aanmaakt binnen eformity. Deze stappen zijn:

Stap 1: Inloggen op de web omgeving van eformity

Zoals je net al hebt gelezen worden e-mailhandtekeningen beheerd vanuit de web omgeving. De eerste stap is dan ook inloggen op de web omgeving van eformity. De web omgeving is te bereiken via: bedrijfsnaam.eformity.net. Log in met jouw persoonlijke gegevens.

Stap 2: Navigeer naar 'Configuratie' in het menu

Als je bent ingelogd moet je vervolgens navigeren naar het 'Configuratie' gedeelte. Dit doe je door eerst te klikken op het hamburger pictogram. Het hamburger pictogram is in de onderstaande afbeelding omcirkeld.

Er zal nu een menu openen aan de linkerkant van de pagina. In dit menu zijn er maximaal 5 opties. E-mailhandtekening worden gemaakt in het 'Configuratie' gedeelte klik op de tegel met deze tekst.

Stap 3: Een nieuwe handtekening toevoegen

Waanneer je binnen het 'Configuratie' gedeelte bent kun je klikken op 'E-mail'. Er zullen dan verschillende opties verschijnen. Klik op de optie 'Handtekeningen'.

Je ziet nu een overzicht van alle verschillende e-mailhandtekeningen. Om een nieuwe e-mailhandtekening toe te voegen klik je op de tekst 'Toevoegen'.

Er zal nu een nieuw element openen aan de rechterzijde van de pagina. In dit nieuwe element kun je de gegevens invullen van de nieuwe e-mailhandtekening, naam (verplicht), antwoord handtekening, thema, thema toepassen en zichtbaar.

Veldnaam	Omschrijving
Naam (verplicht)	Vul je de naam in van de e-mailhandtekening.
Antwoord handtekening	Kies een e-mailhandtekening die je wilt gebruiken als je een e-mail beantwoord.
Thema	Kies een Thema die je wilt gebruiken voor de e-mailhandtekening.
Thema toepassen	Bepaal of je het Thema wilt toepassen.
Zichtbaar	Bepaal of je de e-mailhandtekening zichtbaar wilt maken voor gebruikers.

De handtekening ontwerpen

Als je een handtekening hebt toegevoegd, kan je beginnen met het ontwerpen van de handtekening.

Een e-mailhandtekening bewerken

Om een handtekening te bewerken klik je eerst op de handtekening die je wilt aanpassen vervolgens klik je op 'Design'. Nu zal de HTML editor worden geopend.

De HTML editor kent een aantal functionaliteiten. In de onderstaande afbeelding zijn deze per onderdeel genummerd. Onder de afbeelding vind je per onderdeel een uitleg over de functie.

N_1: Sluiten

Als je op dit kruisje klikt kom je terug op het overzicht van de verschillende e-mailhandtekeningen.

N_2: Opslaan

Met dit pictogram kun je de e-mailhandtekening opslaan.

N_3: Voorbeeld weergeven

Wanneer je klikt op het oogje verschijnt er een voorbeeld van de huidige e-mailhandtekening.

N_4: Instellingen

Het tandwiel pictogram geeft de instellingen weer van de desbetreffende e-mailhandtekening.

N_5: Cursor

Hiermee wordt de startpositie / invoegpositie aangegeven waar de content wordt ingevoegd als de handtekening in combinatie met tekst bouwblokken wordt gebruikt.

N_6: If menu

Het If menu geeft twee opties, namelijk: 'Reply signature' en 'Variant'. Met deze opties voeg je een If toe die wordt gebruikt bij een beantwoordt email of bij een variant.

N_7: Opmerkingen

Met deze twee knoppen kun je een opmerking toevoegen of verwijderen. Deze opmerking wordt niet weergegeven in de e-mailhandtekening zelf, maar kan gebruikt worden als referentie tijdens het bewerken.

N_8: Format code

Als je op de knop klikt wordt de HTML in de e-mailhandtekening opgemaakt zodat deze beter leesbaar wordt.

N_9: HTML editor

Dit is de HTML editor. Hier voeg je de HTML toe van de e-mailhandtekening.

N_10: Data & afbeeldingen toevoegen

In dit venster kun je variabelen, vertalingen, databronnen of afbeeldingen toevoegen aan de e-mailhandtekening.

Speciale elementen in de e-mailhandtekening

De e-mailhandtekening bevat verschillende speciale elementen. Deze zijn in de vorige alinea al deels besproken, zoals een databron. Hieronder vind je per element een korte uitgelicht.

Databronnen

Hiermee wordt de waarde van een veld uit de database op de positie ingevoegd. In dit geval wordt uit de medewerker database 'DXEmployee' de inhoud van het veld 'FullName' geplaatst.

<[DXEmployee["FullName"]]>

Vertalingen

Je kunt ook vertalingen gebruiken in een e-mailhandtekening. Een vertaling begint met een @-teken. De vertalingen zijn opgeslagen in een mappenstructuur, gescheiden door een '\'. Hier wordt dus de vertaling 'Informal' gelezen uit de hoofdmap 'Template' en submap 'Closinglines'.

<[@\Template\Closinglines\Informal]>

IF & ELSE

Met een 'IF' kan je de waarde van een variabele of databron checken. In het onderstaande voorbeeld wordt gekeken of het medewerker profiel een waarde voor 'LinkedIn' bevat. Indien dit waar is, wordt alles wat na de 'IF' komt uitgevoerd.

<[IF DXEmployee["LinkedIn"]]>...<[ELSE]>...<[ENDIF]>

Indien de waarde leeg is, wordt alles na de 'ELSE' uitgevoerd. De 'ELSE' is optioneel en kan dus weggelaten worden als er geen alternatieve situatie nodig is. Een 'IF' wordt ook gebruikt voor een beantwoorden aan e-mailhandtekening.

<[IF not IsReplySignature]>...<[ENDIF]>

Afbeeldingen

Het invoegen van een afbeelding is standaard HTML, echter de verwijzing naar 'cid:linkedin' zorgt ervoor dat de afbeelding 'linkedin' uit de afbeeldingenlijst hier wordt ingevoegd. Het is ook mogelijk naar externe afbeeldingen (op bijv. een website) te linken door de betreffende URL op te geven. 

<img src="cid:linkedin" width="25" height="20" alt="LinkedIn" nosend="1" />

Een afbeelding kan ook uit de database worden gelezen. Hiervoor wordt de normale manier van gegevens invoegen gebruikt als waarde voor het attribuut (in geval de 'src'). Daarnaast voeg je de 'nosend="1"' toe om te voorkomen dat de afbeelding als bijlage wordt gestuurd.

<img src="<[DXEmployee["OrganizationId.LogoEmail"]]>" nosend="1" />

Bij het gebruik van afbeeldingen in Micorosft Office, worden deze vanaf Office 2013 niet meer standaard meegestuurd. Deze worden gelinkt, maar deze link verwijst naar de lokale bron (meestal op schijf) en is dus niet toegankelijk voor de ontvanger.

Om dit probleem te verhelpen, kan in het register een instelling worden toegevoegd om Microsoft Outlook te vertellen de afbeeldingen toch mee te sturen.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\VERSIE\Outlook\Options\Mail\Send Pictures With Document = 1 (type DWORD)

Linkjes (URL's)

Als er links in de e-mailhandtekening worden opgenomen, is het belangrijk deze zo volledig mogelijk te maken. Let erop dat de links ook worden voorzien van de 'http://' of 'https://' prefix. Dit voorkomt afwijkende weergaven in sommige online e-mail programma's.

Inline styles

Bij HTML is het gebruikelijk om de opmaak (CSS) centraal te regelen zodat het op één plek gedefinieerd wordt en op meerdere plaatsen toegepast. Dit werkt alleen niet in een e-mailhandtekening. Zorg dat alle opmaak 'inline' wordt gedefinieerd op de plek waar het nodig is met behulp van het 'style' attribuut.

<span style="font-size: 8pt; color: #FF0000;">
  Dit is rode tekst in 8pt, toegepast met behulp van een 'span'.
</span>