In eformity kannst du mehrere Signaturen erstellen. Es ist jedoch nicht immer erforderlich, eine komplett neue Signatur zu erstellen, wenn die Signaturen nahezu identisch sind. In solchen Fällen kannst du eine Variation erstellen. Dies ist praktisch, wenn du sowohl eine formelle als auch eine informelle Signatur verwenden möchtest. In diesem Artikel erfährst du, wie du Variationen hinzufügen kannst.

Schritt 1: Anmelden in der Webumgebung von eformity

Das Hinzufügen von Variationen für E-Mail-Signaturen wird vollständig über die Webumgebung von eformity verwaltet. Der erste Schritt besteht daher darin, sich bei deinemfirmenname.eformity.net anzumelden. Nach dem Login kannst du mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Schritt 2: Navigiere zu „Konfiguration“

Sobald du dich in der Webumgebung angemeldet hast, kannst du zum Konfigurationsbereich navigieren. Dies tust du, indem du zuerst auf das Hamburger-Menü-Symbol klickst. In der folgenden Abbildung siehst du, wo du dieses Symbol finden kannst.

Es öffnet sich nun ein neues Element auf der linken Seite der Seite. Dieses neue Element besteht aus fünf verschiedenen Kacheln. Klicke auf die Kachel mit dem Text „Konfiguration“.

Schritt 3: Öffne die Übersicht „Variationen“

Wenn du auf die Kachel „Konfiguration“ geklickt hast, öffnet sich eine neue Seite. Auf dieser neuen Seite kannst du zur Übersicht der Variationen navigieren. Dies tust du, indem du zuerst auf „E-Mail“ und dann auf „Variationen“ klickst.

Schritt 4: Eine Variation hinzufügen

Sobald du die Übersicht der Variationen geöffnet hast, kannst du eine neue Variation hinzufügen. Dies erfolgt durch Klicken auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. In der folgenden Abbildung ist diese Schaltfläche umkreist.

Auf der rechten Seite der Seite wird nun ein neues Element angezeigt, in dem du die Daten der Variation eingeben kannst. Diese Daten sind der Name (erforderlich) und die Beschreibung.

Schritt 5: Eine Variation in der Signatur verwenden

Sobald du die Signatur in eformity erstellt hast, kannst du sie als E-Mail-Signatur verwenden. Navigiere zunächst zur Signaturübersicht. Im Bild unten ist der Link zu den Signaturen auf der Konfigurationsseite eingekreist.

Nachdem du die Seite mit den Signaturen geöffnet hast, kannst du eine Signatur bearbeiten, indem du zuerst die gewünschte Signatur auswählst. Klicke dazu auf die Zeile der Signatur. Klicke dann auf die Schaltfläche „Design“ oben in der Tabelle.

Es öffnet sich eine neue Seite, auf der du das HTML der E-Mail-Signatur bearbeiten kannst. Um die Variante zu verwenden, klicke auf das „If“-Dropdown-Menü (Nummer 6 im Bild). Wähle nun die Option „Variante“ aus, um eine If-Anweisung für eine E-Mail-Signaturvariante hinzuzufügen.

Folgendes erscheint nun in der E-Mail-Signatur: '<[IF IsEqual(DXEmployee["EmailVariant"], "")]><[ENDIF]>'. Ersetze den leeren String durch den Namen der Variante (den du in Schritt 4 verwendet hast). Du kannst jetzt zwischen '>…<' den Inhalt hinzufügen, der nur für die Variante angezeigt werden soll. Hier ist ein Beispiel, wie es aussehen könnte:

<[IF IsEqual(DXEmployee["EmailVariant"], "keinAbsender")]>
Keine Absenderinformationen gefunden.
<[ENDIF]>

Schritt 6: Weisen Sie einem Benutzer eine Variante zu

Nachdem du die Variation erstellt hast, kannst du diese einem Mitarbeiter zuweisen. Dies erfolgt, indem du in der Webumgebung von eformity zu „Datenverwaltung“ navigierst. In der folgenden Abbildung siehst du, wo du klicken musst, um dies zu öffnen.

Es wird nun eine neue Seite geöffnet. Klicke dann im Menü auf „Mitarbeiter“ (für dein Konto) oder „Mitarbeiter“ (für die Konten anderer Mitarbeiter). Du kannst nun einen Mitarbeiter auswählen, indem du darauf klickst. Nachdem du einen Mitarbeiter ausgewählt hast, kannst du auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken.

Auf der rechten Seite der Seite öffnet sich ein neues Element. In diesem neuen Element sind alle Daten des betreffenden Mitarbeiters aufgeführt. Wenn du auf den Reiter „Organisation“ geklickt hast, kannst du die E-Mail-Signatur festlegen. Hier kannst du eine Variation einstellen.