In eformity kannst du in Dokumenten und E-Mails auch Bausteine verwenden. In diesem Artikel erklären wir, was ein Baustein genau ist, wie du ihn erstellst und wie du ihn benutzt.

Was ist ein Baustein?

Ein Baustein ist ein standardisiertes Inhaltselement, das in ein Dokument eingefügt werden kann. Genau wie bei Smart-Dokumenten können Bausteine auch Variablen enthalten. Der Vorteil von Bausteinen besteht darin, dass du sie in verschiedenen Dokumenten wiederverwenden kannst. Außerdem kannst du den Baustein basierend auf dem Wert einer Variablen anzeigen oder ausblenden lassen.

Einen Baustein erstellen

Das Erstellen von Bausteinen funktioniert ähnlich wie das Erstellen von Smart-Dokumenten. In diesem Abschnitt erklären wir Schritt für Schritt, wie du einen Baustein erstellst.

Schritt 1: Öffne das Seitenfenster in Microsoft Word

Wie beim Erstellen von Dokumenten und Smart-Dokumenten musst du zunächst das Seitenfenster von eformity öffnen, um Bausteine zu erstellen. Wenn du Microsoft Word startest, wird das Seitenfenster automatisch geöffnet. Sollte dies nicht der Fall sein, kannst du auf "Seitenfenster öffnen/verbergen" klicken.

Schritt 2: Bearbeitungsmodus aktivieren

Um einen Baustein hinzuzufügen, musst du zuerst den "Bearbeitungsmodus" aktivieren. Das machst du, indem du im Seitenfenster auf das "Profilbild" klickst.

Nachdem das "Kontomenü" geöffnet wurde, kannst du den Bearbeitungsmodus aktivieren, indem du den Schieberegler im Abschnitt "Bearbeitungsmodus" aktivierst.

Schritt 3: Einen neuen Baustein hinzufügen

Sobald du den Bearbeitungsmodus aktiviert hast, kannst du zum Tab "Bausteine" navigieren, indem du auf den Text oder das Symbol klickst. Im untenstehenden Bild ist dies eingekreist.

Nachdem du die Übersicht der Bausteine geöffnet hast, kannst du einen Baustein hinzufügen, indem du auf das Plus-Symbol klickst. Dieses Symbol ist unten eingekreist.

Jetzt öffnet sich ein neues Element im Seitenfenster. In diesem neuen Element füllst du alle Angaben für den neuen Baustein aus. Du gibst den Namen (Pflichtfeld), den Anzeigennamen und die Beschreibung ein. Anschließend klickst du auf die blaue Schaltfläche "Erstellen".

Schritt 4: Den Baustein bearbeiten

Im vorherigen Schritt hast du einen neuen Baustein erstellt. Jetzt kannst du Inhalte zu deinem neuen Baustein hinzufügen. Um Inhalte hinzuzufügen, musst du deinen Baustein bearbeiten, indem du ihn auswählst. Das machst du, indem du zuerst auf den Baustein klickst.

Im untenstehenden Bild siehst du, wie es aussieht, wenn du einen Baustein ausgewählt hast. Jetzt kannst du den ausgewählten Baustein bearbeiten, indem du auf das Stiftsymbol klickst oder im Optionsmenü auf "Bearbeiten" klickst.

Schritt 5: Inhalte zum Baustein hinzufügen

Du befindest dich jetzt im Bearbeitungsbildschirm des ausgewählten Bausteins. Du kannst jetzt Inhalte wie Text, Bilder, Formen, Diagramme usw. zum Baustein hinzufügen. Darüber hinaus kannst du auch Variablen in Bausteine einfügen. Wenn du zufrieden bist, klicke auf das "Speichern"-Symbol.

Bausteine in einem (Smart) Dokument verwenden

In den vorherigen Schritten hast du einen Baustein erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, den Baustein in Dokumenten zu verwenden. Wir erklären dir, wie du den Baustein in zwei Schritten hinzufügst.

Wir gehen davon aus, dass du noch im "Bearbeitungsmodus" bist (siehe Schritt 2 im vorherigen Abschnitt) und das Seitenfenster in Microsoft Word geöffnet hast (siehe Schritt 1 des vorherigen Abschnitts).

Schritt 1: Ein Dokument/Vorlage bearbeiten

Um ein Dokument oder eine Vorlage zu bearbeiten, wählst du zuerst die gewünschte Vorlage im Seitenfenster aus, indem du darauf klickst. Anschließend klickst du auf das Stiftsymbol oder wählst die Option "Bearbeiten" im Optionsmenü.

Schritt 2: Den Baustein hinzufügen

Wenn du die gewünschte Vorlage im Bearbeitungsmodus geöffnet hast, kannst du einen Baustein hinzufügen. Dazu navigierst du zunächst zum Tab "Bausteine". Dieser Tab ist im untenstehenden Bild aktiv.

Wenn du die Übersicht aller Bausteine siehst, kannst du einfach einen Baustein zum Dokument hinzufügen, indem du zweimal (relativ schnell) auf den gewünschten Baustein klickst. Dann erscheint im Dokument Folgendes:

[nameVonMap:nameVonBaustein]