In diesem Artikel wird erklärt, welche verschiedenen Arten von Variablen es gibt und wie sie funktionieren. Darüber hinaus wird erläutert, wie Variablen erstellt werden können.

Was sind Variablen?

Sowohl Bausteine als auch Smart-Dokumente werden durch Variablen aufgebaut und geformt. Im Wesentlichen sorgen Variablen dafür, dass die richtigen Daten immer an der richtigen Stelle im Dokument erscheinen.

Welche Variablen gibt es?

Es gibt sieben verschiedene Arten von Variablen. Jede hat ihre eigene Stärke und fügt auf unterschiedliche Weise verschiedene Inhalte in Dokumente ein. Hier ist eine kurze Übersicht über alle diese verschiedenen Variablen. Danach werden wir kurz etwas mehr über jeden Typ erzählen.

1. Text (und Liste)
2. Datum
3. Ja/Nein
4. Nummer (ohne Dezimalstellen)
5. Nummer (mit Dezimalstellen)
6. Währung
7. Bild

N_1: Text- (und Listen-) Variablen

Eine Textvariable bietet die Möglichkeit, dem Benutzer zu erlauben, einen Text an mehreren Stellen im Dokument automatisch auszufüllen. Es ist auch möglich, einen Standardwert festzulegen; dieser wird verwendet, wenn der Benutzer keinen Wert eingibt.

N_2: Datumsvariablen

Neben Text ist es auch möglich, ein Datum hinzuzufügen. Dieses Datum kann verschiedene Formate haben. Wenn Sie die Datumsvariable erstellen, wird automatisch ein Standardwert eingestellt, 'Today()'. Dies ist das Erstellungsdatum des Dokuments.

Neben einem Standardwert haben Datumsvariablen auch verschiedene Standardformate. In der folgenden Tabelle sehen Sie die verschiedenen Arten von Formaten:

Name	Beispiel
Standard	1-1-2024 00:00:00
Longdate	Montag, 1. Januar 2024
Mediumdate	Januar 2024
Shortdate	1-1-2024
d MMMM yyyy	1. Januar 2024
dd-MM-yyyy	01-01-2024
d-M-yyyy	1-1-2024
ddMMyyyy	01012024
Yyyy-MM-dd	2024-01-01
dddd d MMMM	Montag, 1. Januar
dddd d MMMM yyyy	Montag, 1. Januar 2024
ddd	Mo
dddd	Montag
MMMM	Januar
yyyy	2024

N_3: Ja/Nein-Variablen

Die Ja/Nein-Variable zeigt ein Kontrollkästchen im Dialogfeld an. Der Benutzer kann dann zwischen Ja (Auswahl an) oder Nein (Auswahl aus) wählen. Anschließend können Sie mit diesem Wert bestimmte Variablen oder andere Inhalte in der Vorlage oder im Textblock hinzufügen oder weglassen. Dies tun Sie, indem Sie 'Verbundene Elemente' im Dialogfeld eingeben.

N_4, N_5: Nummernvariablen mit und ohne Dezimalstellen

Es gibt zwei verschiedene Arten von Nummernvariablen: eine, bei der es erlaubt ist, Dezimalstellen hinzuzufügen, und eine, bei der dies nicht erlaubt ist. Das Arbeiten mit einer Nummernvariable, mit oder ohne Dezimalstellen, funktioniert genauso wie das Arbeiten mit einer Textvariablen.

N_6: Währungsvariablen

Mit einer Währungsvariablen kann ein Betrag in ein Dokument eingefügt werden. Das Arbeiten mit Währungsvariablen funktioniert größtenteils genauso wie mit einer Textvariablen.

Wie Datumsvariablen haben auch Währungsvariablen verschiedene Standardformate. In der folgenden Tabelle sehen Sie das Format, wenn der Wert €21,50 beträgt:

Name	Beispiel
Standaard	€21,50
#,#0.00	€21.50
#.#0,00	€21,50
#.#0	€21
#,#0	€21
default (N0)	€21
default (empty)	€21

N_7: Bildvariablen

Mit einer Bildvariablen kann einfach ein Bild an einer vorher festgelegten Stelle eingefügt werden. Das Arbeiten mit Bildvariablen funktioniert größtenteils genauso wie das Arbeiten mit Textvariablen.

Erstellen von Variablen

Alle verschiedenen Arten von Variablen werden auf die gleiche Weise hinzugefügt. Nachfolgend wird erklärt, wie Sie eine Variable erstellen. Um eine Variable hinzuzufügen, müssen Sie zuerst das Seitenpanel öffnen. Wenn das Seitenpanel noch nicht geöffnet ist, können Sie es mit 'Seitenpanel anzeigen/ausblenden' im Menüband öffnen.

Wenn Sie das Seitenpanel geöffnet haben, können Sie die gewünschte Vorlage bearbeiten. Dazu wählen Sie zuerst die Vorlage aus (durch Klicken darauf). Anschließend können Sie auf das Stiftsymbol neben dem Dokumentnamen oder auf 'Bearbeiten' im Optionsmenü klicken.

Schritt 1: Hinzufügen einer neuen Variable

Nun wird die Vorlage zur Bearbeitung geöffnet. Das Seitenpanel sieht jetzt auch etwas anders aus als gewöhnlich. Um eine neue Variable hinzuzufügen, klicken Sie auf das Plus-Symbol. Dieses Symbol ist in der folgenden Abbildung umkreist.

Schritt 2: Auswählen eines Datentyps

Wenn Sie auf das Plus-Symbol geklickt haben, öffnet sich ein neues Element im Seitenpanel. In diesem neuen Element können Sie den Datentyp der neuen Variablen auswählen. In der folgenden Abbildung sehen Sie dieses neue Element visuell dargestellt.

Schritt 3: Ausfüllen des allgemeinen Tabs (erforderlich)

Sobald Sie einen Datentyp ausgewählt haben, öffnet sich erneut ein neues Element im Seitenpanel. Innerhalb dieses neuen Elements gibt es drei oder vier Registerkarten. Wir werden jede Registerkarte einzeln besprechen. Wir beginnen mit der ersten Registerkarte 'Allgemein'.

Die allgemeine Registerkarte ist bei jeder Art von Variablen verfügbar. Innerhalb der allgemeinen Registerkarte gibt es drei verschiedene Optionen. In der folgenden Tabelle sehen Sie den Namen und die Funktion dieser Optionen.

Name	Beschreibung
Name (erforderlich)	Für jeden Variablentyp ist die Angabe eines Namens erforderlich.
Beschreibung	Jede Variable hat die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen.
Platz im Dialog	Die letzte Option bestimmt, ob die Variable im Dialogfeld angezeigt wird.

Schritt 4: Ausfüllen des Wert-Tabs

Wie der allgemeine Tab ist auch der 'Wert'-Tab bei jedem Datentyp aktiv. Innerhalb des Wert-Tabs gibt es verschiedene Optionen, die für den vom Benutzer eingegebenen Wert eingestellt werden können. Unten sehen Sie, wie der Wert-Tab aussieht, wenn er aktiv ist.

Wie oben gezeigt, hat der Wert-Tab fünf verschiedene Optionen. Diese verschiedenen Optionen werden einzeln in der folgenden Tabelle erläutert.

Name	Beschreibung
Standardwerttyp	Es stehen verschiedene Arten von Werttypen zur Auswahl, nämlich: Standardwert, Wert, Ausdruck, Variable und Datenquelle
Standardwert	Wenn Sie diese Option eingeben, wird dieser Wert verwendet, wenn der Benutzer keinen Wert eingibt.
Standardformat	Die Standardformatoption bestimmt, welches Format der eingegebenen Wert erhält. Die verschiedenen Formate finden Sie unter 'Welche Variablen gibt es?'.
Dokumenteigenschaft	Sie können bestehende und neue Dokumenteigenschaften erstellen und bearbeiten, indem Sie in dieses Feld "@property" (auf Englisch, z. B. @author) eingeben. Der vom Benutzer eingegebene Wert wird der Dokumenteigenschaft hinzugefügt.
Lesezeichen	Neben dem Einfügen von Variablen über das Seitenpanel können Sie diese auch an der Stelle eines Lesezeichens hinzufügen.

Optional: Das Listen-Tab ausfüllen

Wenn Sie beim Auswählen eines Datentyps 'Text' ausgewählt haben, wird ein zusätzlicher Tab verfügbar sein. Dieser zusätzliche Tab hat den Titel 'Liste'. Unten finden Sie die verschiedenen Teile des Tabs erklärt.

N_1: Wählen Sie eine Quelle für die Liste aus

Wenn Sie auf den Listen-Tab geklickt haben, können Sie zuerst zwischen drei verschiedenen Quellen wählen:

Name	Beschreibung
Übersetzung	Der erste Quellentyp ist "Übersetzung". Dadurch können Sie zwischen verschiedenen Übersetzungen wählen, anstatt nur eine Übersetzung einzufügen.
Liste	Mit der Quelle 'Liste' können Sie eigene Werte hinzufügen.
Datenquelle	Sie können auch eine 'Datenquelle' als Quelle für die Liste verwenden.

N_2: Wählen Sie, welchen Wert Sie verwenden möchten

Sobald Sie eine Art von Quelle ausgewählt haben (und diese eingestellt haben), können Sie angeben, welchen Wert Sie verwenden möchten. Sie können dann zwischen 'Schlüsselwert zurückgeben' und 'Wert zurückgeben' wählen.

N_3: Bestimmen, wie die Auswahl angeboten werden soll

Anschließend können Sie festlegen, wie Sie die Auswahl dem Benutzer anbieten möchten. Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten: Dropdown-Menü, bearbeitbare Auswahlliste, auswählbare Schaltfläche und Kontrollkästchen. In der folgenden Tabelle finden Sie weitere Informationen zu diesen Möglichkeiten.

Name	Beschreibung	Beispiel
Dropdown-Menü	Mit dieser Auswahloption kann der Benutzer eine Option aus der gegebenen Liste auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten werden in einem Menü untereinander angezeigt.
Bearbeitbare Auswahlliste	Mit dieser Auswahloption kann der Benutzer eine Option aus der gegebenen Liste auswählen oder selbst einen Wert eingeben. Die Auswahlmöglichkeiten werden in einem Menü untereinander angezeigt.
Auswählbare Schaltfläche	Mit dieser Auswahloption kann der Benutzer eine Option aus der gegebenen Liste auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten werden in einer Liste untereinander angezeigt.
Kontrollkästchen	Mit dieser Auswahloption kann der Benutzer mehrere Optionen aus der gegebenen Liste auswählen. Die Auswahlmöglichkeiten werden in einer Liste untereinander angezeigt.

Schritt 5: Das Dialog-Tab ausfüllen

Das letzte Tab für die Erstellung einer Variablen ist „Dialog“. In der folgenden Abbildung ist das Dialog-Tab visuell dargestellt.

Das Dialog-Tab bietet drei Optionen, die in der folgenden Tabelle erläutert werden. Zusätzlich gibt es eine vierte und fünfte Option in der Tabelle. Diese Optionen sind variablenspezifisch.

Name	Beschreibung
Anzeigename	Der Anzeigename wird im Dialog für die Benutzer angezeigt. Wenn kein Anzeigename eingegeben wird, wird der Name der Variablen verwendet.
Reihenfolge	Geben Sie hier eine Zahl für die gewünschte Position im Dialog ein. Je höher die Nummer, desto weiter unten steht die Variable im Dialog.
Erforderlich	Wählen Sie die Option „Erforderlich“ aus, wenn die Variable erforderlich ist, um eingegeben oder angepasst zu werden.
Mehrere Zeilen (bei Textvariablen)	Mit der Option „Mehrere Zeilen“ kann der Benutzer Textabschnitte hinzufügen, die länger als eine Zeile sind. Diese Option ist nur für Textvariablen verfügbar.
Verbundene Elemente	In diesem Feld können Sie andere Variablen eingeben, die nur basierend auf dem Wert der Ja/Nein-Variable angezeigt werden sollen. Geben Sie hier den Namen der Variablen ein. Wenn Sie mehrere Variablen eingeben möchten, können Sie diese mit einem ';' trennen. Das sieht dann so aus: 'variablenName1;variablenName2'. Diese Option ist nur für Ja/Nein-Variablen verfügbar.

Variablen in ein Dokument einfügen

Nun, da du weißt, welche verschiedenen Arten von Variablen es gibt und wie du sie im Seitenbereich von eformity erstellen kannst, ist es an der Zeit, sie tatsächlich zu verwenden.

Um eine Variable hinzuzufügen, klicke zunächst im Dokument an die Stelle, an der du die Variable einfügen möchtest. Anschließend kannst du zweimal (relativ schnell) auf die gewünschte Variable klicken, um sie einzufügen.

Alternativ kannst du eine Variable einfügen, indem du sie zuerst auswählst, indem du darauf klickst, und dann auf das Symbol „Ausführen“ klickst. In der folgenden Abbildung siehst du genau, wie das funktioniert.