Nachdem du in eformity verschiedene Rollen erstellt hast, kannst du den Zugriff auf Dokumente und Ordner basierend auf diesen Rollen verwalten. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, wie du den Zugriff für bestimmte Ordner und/oder Vorlagen verwalten kannst.

Schritt 1: In der Webumgebung anmelden

Du kannst den Zugriff auf Dokumente und/oder Ordner sowohl über die Seitenleiste als auch über die Webumgebung verwalten. Wir empfehlen, dies über die Webumgebung von eformity zu tun, die unter deinefirmenname.eformity.net aufgerufen werden kann.

Schritt 2: Bearbeitungsmodus aktivieren

Sobald du in der Webumgebung angemeldet bist, kannst du den Bearbeitungsmodus aktivieren. Klicke dazu in der Navigationsleiste auf das Kontosymbol. Dieses Symbol ist im folgenden Bild orange umrandet.

Nachdem du auf das Kontosymbol geklickt hast, öffnet sich ein neues Panel auf der rechten Seite der Seite. In diesem Panel kannst du den Bearbeitungsmodus aktivieren, indem du den Schieberegler einschaltest. Auch dieser Schieberegler ist im folgenden Bild orange umrandet.

Schritt 3: Die Option "Zugriff verwalten" öffnen

Der nächste Schritt besteht darin, den Zugriff für den gewünschten Ordner oder die gewünschte Vorlage zu verwalten. Öffne hierzu zunächst das Optionsmenü, indem du auf die drei Punkte neben dem gewünschten Ordner oder der gewünschten Vorlage klickst.

Ein Menü mit verschiedenen Optionen wird angezeigt. Klicke auf "Zugriff verwalten", um den Zugriff für den ausgewählten Ordner oder das Dokument zu steuern. Ein neues Panel öffnet sich auf der rechten Seite der Seite.

Schritt 4: Zugriff für eine Rolle oder einen Benutzer verwalten

Im vorherigen Schritt wurde ein neues Panel geöffnet. In diesem Panel kannst du auf "Hinzufügen" klicken, um den Zugriff für eine Rolle oder einen bestimmten Benutzer zu verwalten.

Ein neues Element erscheint. Klicke nun auf "Identität", um eine Rolle oder einen bestimmten Benutzer auszuwählen. Dies wird im folgenden Bild dargestellt.

Nachdem du einen Benutzer oder eine Rolle ausgewählt hast, kannst du die Zugriffsstufe für den ausgewählten Benutzer oder die ausgewählte Rolle festlegen. Klicke auf das Dropdown-Menü "Zugriffsstufe", um aus den verschiedenen Zugriffsstufen auszuwählen. Unter dem Bild findest du eine Tabelle mit den Rechten, die jeder Stufe zugeordnet sind.

Stufe	Rechte
Keine	Der Benutzer oder die Rolle hat keine Rechte für diese Vorlage oder diesen Ordner. Es ist weder sichtbar, bearbeitbar noch ausführbar.
Ausführen	Diese Stufe ist für Dokumente oder Ordner nicht relevant.
Sichtbar	Der Benutzer oder die Rolle kann die Vorlage sehen und verwenden.
Daten lesen	Diese Stufe ist für Dokumente oder Ordner nicht relevant.
Daten bearbeiten	Diese Stufe ist für Dokumente oder Ordner nicht relevant.
Bearbeiter	Der Benutzer oder die Rolle hat die zuvor genannten Rechte und kann Vorlagen in eformity bearbeiten. Zugriff auf den "Bearbeitungsmodus" ist erforderlich.
Veröffentlicher	Der Benutzer oder die Rolle hat die zuvor genannten Rechte und kann Vorlagen von der Akzeptanz- in die Produktionsumgebung verschieben.
Administrator	Der Benutzer oder die Rolle hat vollen Zugriff auf die Vorlage, einschließlich der Berechtigungsvergabe.

Klicke abschließend auf die blaue Schaltfläche "Hinzufügen", um die Identität und die Zugriffsstufe für diese Identität hinzuzufügen. Du hast nun den Zugriff für den zuvor ausgewählten Ordner oder das Dokument verwaltet.