Zodra je verschillende rollen hebt aangemaakt binnen eformity, kun je op basis van deze rollen toegang beheren voor documenten en mappen. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe je de toegang beheert voor specifieke mappen en/of sjablonen.

Stap 1: Inloggen op de webomgeving

Je kunt de toegang voor documenten en/of mappen zowel vanuit het zijpaneel als vanuit de webomgeving beheren. Wij raden aan om dit te doen vanuit de webomgeving van eformity. Deze omgeving is te bereiken via jouwbedrijfsnaam.eformity.net.

Stap 2: Bewerkmodus inschakelen

Zodra je bent ingelogd in de webomgeving, kun je de bewerkmodus inschakelen. Dit doe je door in de navigatiebalk op het accountpictogram te klikken. Dit pictogram is in de onderstaande afbeelding oranje omcirkeld.

Wanneer je op het accountpictogram hebt geklikt, opent er een nieuw paneel aan de rechterkant van de pagina. In dit paneel kun je de bewerkmodus inschakelen door de schuifbalk te activeren. Ook deze schuifbalk is in de onderstaande afbeelding oranje omcirkeld.

Stap 3: Optie 'Toegang beheren' openen

De volgende stap is het beheren van de toegang voor de gewenste map of het gewenste sjabloon. Om dit te doen, moet je eerst het optiemenu openen. Dit doe je door op de drie puntjes naast de gewenste map of het gewenste sjabloon te klikken.

Er verschijnt nu een menu met verschillende opties. Klik op 'Toegang beheren' om de toegang voor de geselecteerde map of het geselecteerde document te beheren. Er opent nu een nieuw paneel aan de rechterkant van de pagina.

Stap 4: De toegang voor een rol of gebruiker beheren

In de vorige stap is er een nieuw paneel geopend. In dit paneel kun je klikken op 'Toevoegen' om de toegang voor een rol of specifieke gebruiker te beheren.

Er verschijnt wederom een nieuw element. Klik nu op 'Identiteit' om een rol of specifieke gebruiker te selecteren. In de onderstaande afbeelding zie je dit visueel weergegeven.

Nadat je een gebruiker of rol hebt gekozen, kun je het toegangsniveau instellen voor de geselecteerde gebruiker of rol. Klik op het uitklapmenu 'Toegangsniveau' om een keuze te maken uit de verschillende toegangsniveaus. Onder de afbeelding staat een tabel met de rechten die bij elk niveau horen.

Niveau	Rechten
Geen	De gebruiker of rol heeft geen rechten voor dit template of deze map. Het is niet zichtbaar, bewerkbaar of uitvoerbaar.
Uitvoeren	Dit niveau is niet relevant voor documenten of mappen.
Zichtbaar	De gebruiker of rol kan het template zien en gebruiken.
Gegevens lezen	Dit niveau is niet relevant voor documenten of mappen.
Gegevens bewerken	Dit niveau is niet relevant voor documenten of mappen.
Bewerker	De gebruiker of rol heeft de eerder genoemde rechten en kan templates bewerken in eformity. Toegang tot de 'Bewerk mode' is vereist.
Publiceerder	De gebruiker of rol heeft de eerder genoemde rechten en kan templates verplaatsen van acceptatie naar productie.
Beheerder	De gebruiker of rol heeft volledige toegang tot het template, inclusief het instellen van rechten.

Tot slot klik je op de blauwe knop 'Toevoegen' om de identiteit en het toegangsniveau voor deze identiteit toe te voegen. Je hebt nu de toegang beheerd voor de eerder gekozen map of document.