Um Dokumente automatisch mit Daten auszufüllen, müssen Sie Datenquellen verwenden. In diesem Artikel erklären wir alles, was Sie über Datenquellen wissen müssen. Es ist ratsam, diesen Artikel zu lesen, bevor Sie Datenquellen erstellen.

Was sind Datenquellen?

Datenquellen sind im Grunde genommen Speicherorte für Daten. Diese Speicherorte haben eine Tabellenstruktur, also mit Spalten und Zeilen. Die Daten aus Datenquellen können verwendet werden, um Vorlagen dynamisch zu erstellen. Auf diese Weise können Sie Dokumente automatisch ausfüllen lassen.

Verschiedene Arten von Datenquellen

Insgesamt gibt es vier verschiedene Arten von Datenquellen in eformity. Jedes Abonnement beginnt standardmäßig mit 'System-Datenquellen'.

System-Datenquellen

Beim Erstellen eines Kontos werden bis zu sechs System-Datenquellen erstellt. In der folgenden Liste sehen Sie jede System-Datenquelle und welche Informationen sie enthält:

DXCampaign

Beinhaltet Informationen über E-Mail-Kampagnen.

DXEmployee

Beinhaltet Informationen über Mitarbeiter.

DXEmployees

Beinhaltet Informationen über Konten (von Mitarbeitern), wie: Durchwahlnummern, E-Mail-Adressen, Arbeitstage und Position.

DXImage

Beinhaltet Informationen über Bilder.

DXLocation

Beinhaltet Informationen über Standorte, wie: Besuchsadresse, Postadresse und Telefon- sowie Faxnummern.

DXOrganization

Beinhaltet Informationen über Organisationen, wie: Name, USt-ID / Handelsregisternummer / Kontonummer, Logo und Website.

DXSigners

Beinhaltet Informationen über Unterzeichner.

Wie Sie vielleicht bemerkt haben, beginnen System-Datenquellen immer mit 'DX'. Es ist auch wichtig zu wissen, dass Sie eine System-Datenquelle nicht bearbeiten oder löschen können.

Query-Datenquellen

Der nächste Typ von Datenquelle ist eine 'Query-Datenquelle'. Mit einer Query-Datenquelle verwenden Sie eine sogenannte query, um bestimmte Daten aus einem vorhandenen Dataconnector abzurufen.

Dieser Datentyp ist sehr nützlich, wenn Sie externe Dataconnector verwenden. So können Sie Ihr CRM verbinden und anschließend mit einer query bestimmte Daten isolieren. Dadurch können Sie die Daten leichter verwalten.

Tabellen-Datenquellen

Neben Query- und System-Datenquellen können Sie auch 'Tabellen-Datenquellen' verwenden. Ähnlich wie bei Query-Datenquellen können Sie auch bei einer Tabellen-Datenquelle einen Dataconnector koppeln.

Der größte Unterschied zwischen einer Tabellen- und einer Query-Datenquelle besteht darin, dass eine Tabellen-Datenquelle viel mehr Optionen bietet. So können Sie die Daten aus der Datenquelle anzeigen und sogar im Bereich 'Datenverwaltung' bearbeiten.

Tabellen-Datenquellen (mit query)

Der letzte Datentyp ist eine Tabellen-Datenquelle (mit query). Die Tabellen-Datenquelle (mit query) ist im Wesentlichen eine Kombination aus der query- und der Tabellen-Datenquelle.

So können Sie bei diesem Datentyp eine query einrichten, um spezifische Daten aus einer großen vorhandenen Datenquelle zu isolieren. Anschließend können Sie dieselben verschiedenen Optionen wie bei der Tabellen-Datenquelle anwenden, um beispielsweise die Daten anzuzeigen und zu bearbeiten.