Om automatisch documenten in te vullen met gegevens moet je gebruik maken van databronnen. In dit artikel vertellen we alles wat je moet weten over databronnen. Het is raadzaam om eerst dit artikel te lezen voordat je databronnen gaat aanmaken.

Wat zijn Databronnen?

Databronnen zijn eigenlijk opslagplaatsen voor gegevens. Deze opslagplaatsen hebben een tabelstructuur, dus met kolommen en rijen. De gegevens uit databronnen kunnen worden gebruikt om sjablonen dynamisch aan te maken. Op deze manier kun je documenten automatisch laten invullen.

Verschillende soorten databronnen

In totaal zijn er vier verschillende soorten databronnen binnen eformity. Elk abonnement begint standaard met 'System Datasources'.

System Datasources

Bij het aanmaken van een account worden er maximaal zes system databronnen aangemaakt. In het onderstaande lijstje zie je elke system datasource en welke informatie zij bevatten:

DXCampaign

Bevat informatie over e-mailcampagnes.

DXEmployee

Bevat informatie over werknemers.

DXEmployees

Bevat informatie over accounts (van werknemers), zoals: doorkiesnummers, e-mailadres, werkdagen en functie.

DXImage

Bevat informatie over afbeeldingen.

DXLocation

Bevat informatie over de locaties, zoals: bezoekadres, postadres en telefoon- en faxnummers.

DXOrganization

Bevat informatie over de organisaties, zoals: de naam, BTW/KvK/rekeningnummers, logo en website.

DXSigners

Bevat informatie over ondertekenaars.

Zoals je misschien al is opgevallen, beginnen system datasources altijd met 'DX'. Verder is het belangrijk om te weten dat je een system datasource niet kunt bewerken of verwijderen.

Query Datasources

Het volgende type databron is een 'Query Datasource'. Met een query datasource gebruik je een zogenoemde query om bepaalde gegevens uit een bestaande dataconnector te gebruiken.

Dit type databron is erg handig als je gebruik maakt van externe dataconnectors. Zo kun je jouw CRM koppelen en vervolgens met behulp van een query bepaalde gegevens isoleren. Hierdoor kun je de data makkelijker beheren.

Table Datasources

Naast query en system datasources kun je ook gebruik maken van 'Table Datasources'. Net als query datasources kun je bij een table datasource ook een dataconnector koppelen.

Het grootste verschil tussen een table en query datasource is het feit dat een table datasource veel meer opties heeft. Zo kun je de gegevens uit de databron weergeven en zelfs bewerken in het 'Gegevensbeheer' gedeelte.

Table Datasources (met query)

Het laatste type databron is een table datasource (met query). De table datasource (met query) is in feite een combinatie van de query en de table datasource.

Zo kun je bij dit type databron een query instellen om specifieke data uit een grote bestaande databron te isoleren. Vervolgens kun je dezelfde verschillende opties als bij de table datasource toepassen om bijvoorbeeld de data te bekijken en bewerken.